学生会档案管理制度.doc

院学生会档案资料管理制度(草案)
为规范南昌大学科学技术学院学生会(以下简称院学生会)档案管理工作,配合院学生会建立健全的学生会规章制度,保障学生会文化、经验的有序传承,经院学生会主席团、秘书处讨论研究决定,特制定院学生会档案管理制度如下。
一、
1、院学生会开展工作的相关档案归属于院学生会集体所有。
2、院学生会展开工作的相关档案的收集、分类、存档、管理等工作由院学生会主席团领导,由院学生会办公室具体负责。
3、院学生会开展工作的相关档案资料包含院学生会各项规章制度;院学生会红头文件;院学生会年度工作计划、工作总结;院学生会内部成员信息;院学生会评奖评优相关考评、申请材料;院学生会各部门开展文体类、学术类活动的策划、总结、图片集;学院各社团组织开展日常工作、特色活动的所有相关材料,包括策划、总结、图片集,年度工作计划、工作总结;院学生会对基层学生分会的考评评议材料。
4、院学生会开展工作的相关档案归属于院学生会内部资料范畴,对院学生会所有在编成员开放,院学生会在编成员均有查看、借阅相关档案资料的权利。也有义务配合院学生会办公室的档案管理等相关工作,不得私自泄露与档案资料相关的任何信息,院学生会保留追求相关责任的权利。
三、档案资料的借阅要求
院学生会开展工作的相关档案是院学生会内部财产,需在遵守本制度的前提下查看、借阅。借阅单位有责任保证借阅资料的完整性,
并做到按时归还。
(1)、院学生会在编成员查看、借阅相关档案资料可直接在院学生会办公室处登记、借阅。
(2)、院学生会外,学院内的其他学生会组织借阅相关档案资料需填写《院学生会档案资料借阅申请》,经院学生会办公室分管主席批准后,在院学生会办公室处做好登记,方可借阅。
(3)、学院外的组织和个人需发送个人借阅申请或组织借阅信函,填写《院学生会档案资料借阅申请》,经院学生会执行主席批准后方可借阅。
(4)、院学生会开展工作的相关档案资料在未经批准,没有登记的情况下,不得带出院学生会档案室。违规操作的组织和个人,院学生会保留追求其责任的权利。
二、档案资料的分类
学生课外课余文化活动类:
学生课外课余体育竞技类
各社团组织:日常工作、特色活动
学生会规章制度
对各基层学生会的考评评议材料
学生会人事档案
学生会日常工作档案:会议记录,纪律监察,值班考评,值班安排,例会安排
学生会特色活动
学术交流
四、院学生会开展工作的相关档案资料的管理实施细则
1、在《学生会章程》里需明确注明,院学生会的档案资料由院学生会办公室专门负责,院学生会各部门、各社团组织有义务配合办公室做好档案资料的收集工作。
2、院学生会办公室需保证及时、准确的收集相关档案资料。
3、院学生会各部门、各社团组织的年度、学期工作计划、工作总结需以电子介质、纸介质两种形式同时交予办公室。电子介质类可直接发送至院学生会日常工作邮箱(2422173794@),纸介质类一式两份交予办公室档案管理人员。
4、院学生会办公室档案管理人员需定期查看工作邮箱,保证电子介质类档案的及时下载、存档。电子介质类档案需合理分类,每个星期备份一次,每个学期做一次统一归纳,刻录光盘。
5、院学生会办公室收取纸介质类档案的时间为每周一至周五的工作时间(上午8:00—12:00;下午14:30—17:30;晚上19:00—21:00),院学生会档案室只保留过去两个学期的档案资料,每个学期在第15个工作周时应及时对档案室内一年前的档案进行清点、登记、封箱,存入学生会仓库。
6、在院学生会办公室值班室内查阅档案的人员应在查阅后归还原处。办公室值班人员每天值班结束后,需检查、整理档案,并锁好档案柜。
7、办公室值班人员需及时将归还的档案放置原处,消除借阅登记。并每个星期统计借阅情况,对未按时归还档案的组织和个人应及时提醒,保证出借档案资料的及时回收。
﹙一﹚成员档案
包括学生或成员名单、平时表现、任职情况及奖励情况。
﹙二﹚会议记录
由办公室负责全部会议记录,各部门召开例会时也要做好相应会议记录,归入档案。
﹙三﹚活动记录
院学生会的各项活动应由承办该活动的部门将活动的策划、过程、影像资料及总结等文件于活动结束后五个工作日内归纳整理,形成书面材料交由办公室归档。
﹙四﹚院学生会各部门及各系部团总支学生会的档案
包括院学生会各部门及各系部团总支学生会每学期的工作计划和总结,各系部团总支学生会主要成员的联系表。
三、院学生会档案管理内容:
﹙一﹚各类档案是主席团对各部工作表现作综合评价的重要依据,也是对院学生会成员进行考核和评价的依据。遇有成员新近调入、工作调动或辞职离任时,要及时报办公室备案,并将该成员档案统一装档。
﹙二﹚各部门每学期工作伊始都应向学生会主席团呈交一份详