文件管理制度.doc

文件管理制度
1、目的:
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门所使用的公司文件的有效性,特制定本规定。
第一条:文件的分类
文件资料按保密程度分为绝密文件、机密文件、秘密文件、公开性文件、宣传资料。
一、绝密文件:指最重要的公司秘密,一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。
1、财务分析报告;
2、对高层管理者的考核报告;
3、对工资分配方案及所属文件;
4、涉及项目成本、利润的报告或论证材料;
5、公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料;
6、公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。
二、机密文件:指重要的公司文件,一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。
1、公司注册及相关文件;
2、技术资料、工程建设的重要图纸;
3、立项报告、业务进度分析报告;
4、涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书,以及合同、协议文本;
5、公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。
三、普通文件:指一般性的,可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。
平时各种工作条例、规章制度;
2、一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件);
3、各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等;
4、行政管理工作的计划、总结、报告;
5、一般性的月、季工作计划与总结报告;
6、财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。
根据以上原则对秘密等级的划分,可按文件内容涉及的机密程度提高或降低。
总经理(管理者代表)级以上领导,有权阅读全公司的技术、经营、管理各级秘密文件,并负保密责任。
部门经理:有权阅读本部门范围内的资料。如因工作需要了解其他部门机密文件及商业秘密需经该部门经理批准;绝密文件及商业秘密需经总经理(管理者代表)批准,并负保密责任。
一般文件无需领导签字
第二条:文件的日常管理
1、文件打印复印
各部门需要打印实施的文件必须将文件以电子文档的方式发送资料管理员,并在《打印、复印登记表》上签字,涉及对外的文件需经部门领导审核总经理(管理者代表)或董事长(最高管理者)审批方可打印。
2 、文件的发送:
    各部门需要发放的文件(对内)需将文件交资料管理员扫描保存,资料管理员按照文件等级要求办理手续,复印发送至相关部门。任何文件资料管理员须建立《资料签收单(对内)》,发送到各部门的所有文件由部门资料员签字接收,如部门资料员不在由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门资料员。需个人接收的文件由个人亲自签字接收。对外文件资料管理员需建立《文件发放登记表(对外》按照文件等级要求办理登记签收手续。
 3、外来文件签收
外来文件统一由综合管理部资料员签收,资料员根据文件类别及性质对文件进行等级划分,然后按照文件发送程序进行发送。所有外来文件必须按照《外来文件等级表》要求进行填写登记。
4、文件的更改:
由于特殊原因造成文件资料更改、换页的,编制部门经办人填写《文件更改单》报部门负责人审核、总经理(管理者代表)或董事长(最高管理者)审批后方可修改。所有需换页的文件,由资料管理员统一换页并注明执行时间,将原页销毁。
    5、文件的回收、作废:
    因特殊原因造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的,由文件编制部门告