南海新机关办公系统接待管理.doc

南海新机关办公系统接待管理操作指引说明书2019年6月功能说明模块属性接待管理上线日期适用对象接待科功能描述接待来访人员进入路径首页—接待管理图标操作说明接待管理是用来处理来访人员接待的模块,接待流程发送办理主要有科长、两办和区领导,亦可转外单位邮件系统。系统界面说明接待管理模块界面接待管理模块的操作主界面如下图所示:此界面分做两个区域,左边是导航区,右边是对应菜单内容展示区,导航区包含如下内容:新建:接待流程发起的入口,可以在此新建办件;草稿箱:接待流程新保存的办件,还没有发送的办件,可以进行发送和删除;待办件:用来存放当前用户等待处理的文件;已办件:当前用户办理过且未办结的文件;办结件:当前用户办理过且已经办结的文件;抄送未阅件:当前用户未查阅的抄送文件;抄送已阅件:当前用户已查阅的抄送文件;接待管理处理界面接待表单界面如下图所示:此界面最上方为功能按钮条,下方为公文处理所需要的页签,包括:接待报告:填写接待相关的文件基本信息,撰写接待意见及审批意见等;附件:可进行文件上传、下载和删除操作;历程:文件流转的详细过程;操作按钮说明序号名词解释1返回返回进入公文处理界面的列表页面2保存保存公文当前的基本信息,下次可以打开继续编辑3科长办理将文件传送给科长进行审批办理4两办办理将文件传送给区领导进行批阅办理区领导办理将文件传送给领导进行批阅办理5加减签对文件进行增加或减少若干环节处理人6退回对文件退回上一节点8邮件抄送将文件以邮件形式分发给其他单位人员11办结文件流转完成后,可选择进行办结12抄送将文件传送给需要抄送的处理人进行查询14打印打印接待报告表单17办理完成多人并行办理时会出现此按钮,点击可将任务办理完毕,区领导节点点击办理完成可将任务办理完毕18送下一人多人串行办理时会出现此按钮,点击可将文件发送至下一人处理接待管理操作新建点击“新建”操作后,将进入新建接待报告的界面,如下图所示:首先在接待报告单里填写好公文相关的基本信息,再填写接待意见,然后点击附件一栏可以进行文件上传即完成公文的新建。草稿箱单击“草稿箱”显示当前用户正在草稿阶段的流程任务文件列表。如下图所示:待办件单击“待办件”显示用户需要办理的流程任务文件列表。如下图所示:历程点击公文列表中的“历程”,可以查看公文流转的相关信息,如下图所示:通过历程可查看流程每个步骤的处理人、处理时间、以及相关办理意见。加减签当一个发送完成后,可以进行加减签操作,来增加或减少办理人,以实现公文高效流转。用户进入“已办件”列表,选择需加减签的文件,点击“加减签”按钮,将弹出如下窗口:加签则从单位组织架构树,选择更多人发送办理;减签则从当前办理队列中减少人员办理。抄送未(已)阅件相应查阅人员查阅抄送未(已)阅件列表中文件后,该抄送阅件则可在抄送已阅件列表展现。如下图所示:附件收到系统外的纸质文件或电子文件后,将需要添加进系统,点击“附件”页签,添加上载来文和相关的电子文件或扫描件,如下图所示:点击上图中的“添加附件”便可将来文添加进系统。意见填写撰写呈批意见、审核文件都需要对文件进行意见填写,意见填写时,请切换至“接待报告”页签,点击表单中的笔形图标,打开意见填写窗口如下图所示:在此窗口可填写拟稿及审批意见,也可从下方的常用意见中选择。输入的意见如需以后常用,可点击“存为常用语”将其存为常用语。点击中间