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企业销售和收款环节的内部控制制度
一、案例简介:销售收款存漏洞嗜赌业务员挪用货款上百万
据媒体报道,33岁的何某1998年大学毕业应聘进了南京某公司当销售员。何满头脑灵活,工作成绩也还不错,但迷上了赌博,他就对货款打起了主意。每次收到货款他总要迟几天上报,从中扣除一些货款供自己使用。2005年3月初,何某收到了某公司的货款,他暗中将其中的7万余元挪到自己手里。第一次下手,何满也害怕了好几天。一个月后,他与南京某公司签订购销合同,这一次他只拿了4万多元。同年6月,他从两家客户的货款中挪用了12万元供自己开支,从此胆子越来越大了。
为了自己挪用公款方便,何自己登记注册成立了一家名叫“旭浩”的皮包公司。开始他以旭浩公司的名义与客户谈生意,并以旭浩公司与客户签合同,将自己的东家提供给客户的各种项目,都挪到旭浩公司名下。为了拿钱更顺手,他还私刻了自己任职公司的发票专用章以及客户专用章。据检察院起诉书指控,从2005年到2008年三年间,何满利用职务之便共与十几家公司签订购销合同,挪用新型建材公司货款共计234万元。
由于钱来得太容易,何满花起来也爽,光是赌博他就输掉了约40万元,他的生活也发生了巨大的变化,几乎天天都和朋友到饭店吃饭,他开着小轿车招摇过市,一身名牌服装俨然一副大款的派头。就在何满感到春风得意的时候,公司财务发现,何满签订的销售合同上的合同专用章,与客户提供给公司对账的合同专用章不一致,而且合同上的货款与何满上交的金额差别太大,财务经向客户核实后发现,公司和客户签订的合同专用章都是假的,金额也不一致,向领导报告后公司决定报警。2008年5月5日,公安机关在南京饭店将何满抓获归案,并从旭浩公司的几个办公地点搜出现金几万元、各种伪造的客户印章多达24枚。
二、案例分析和启示
从上述案例来看,公司在销售实物管理、收款、合同管理与对账等环节都存在较严重的内控缺陷,使得业务员长期挪用货款不被发现。
从我国企业销售与收款环节常见问题来看,企业需从以下几个方面加强销售和收款的内部控制。
1、不相容职责分离
不相容职务倘若有同一个人或者同一个部门担任,势必增加内部舞弊的发生可能。对销售与收款环节来说,对企业内部涉及销售收入的机构、岗位进行合理的设置和权限划分,是规避销售环节风险的主要手段和方法。比如很多企业中,销售与收款的整个循环过程往往由销售部独立负责,无论客户交易金额的大小,都由销售人员同时负责产品销售和对客户的收款,这种做法的好处是能够提高工作效率,但是同时也增加了潜在的风险,可能导致收款过程中,销售人员挪用货款或货物的现象,却无法及时发现,如本案例中,如公司财务人员与对方及时认真对账,则挪用货款行为会及早暴露的。
2、销售计划和预算管理
销售计划和预算一方面是企业全面预算的编制起点,为生产、采购、费用等方面预算提供的编制基础,另一方面它可以起到对企业销售活动进行约束和控制的功能,有利于公司目标及销售任务的实现。通过预算使销售机会、销售目标、销售定额清晰化和集中化;有助于促使各职能部门协调合作;有助于保持销售额、销售成本与计划结果之间的平衡;并为企业提供了一个评估结果的工具,通过预算与实际销售的比较,可以全面控制营业收入环节的各种业务,评估销售部门和其他部门的业绩完成情况。
3、价格管理
从价格管理控制来说,