公司档案管理制度.doc

公司档案管理制度
一、  总则
1、为了规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
2、本制度最终解释权归公司办公室,办公室负责本制度的修订完善。
3、公司设立档案室,隶属于办公室,并设置档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责。
二、归档范围
1、行政综合类:包括重要的会议记录;制定的内部法规性、政策性文件;决定;通知;变迁;委托书;大事记;年报等文件材料;发展规划;年度计划;工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\培训类:员工个人档案、劳动工资、员工变动表、花名册、培训登记表等。
3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表。
4、工程技术及采购质量管理类:工程技术及采购质量管理方面的制度及要求。
5、产品经营管理类:产品经营管理、产品供货渠道、商铺管理文档。
6、营销策划纪事类:公司大规模的营销策划活动、市场发展、拓展纪事资料。
7、客运/安防类:公司车辆安全管理制度及全园安全保卫、防范工作条例。
三、档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
1、档案的收集
就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及
各部门指定人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
2、立卷归档的范围
凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料,均应立卷归档。
3、立卷归档的时间
①凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交管理员立卷归档。会计档案由财务部自行保管。
②对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
四、档案的种类
(一)档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。
(二)立档
1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。
(三)种类
1、法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的,或由公司发行的各种标准、规章制度等。
2、公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会、及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3、计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、营销计划、财务计划等。
4、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5、凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。
6、证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
7、汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
8、劳资人力资源资料。包括公司下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
9、声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中,以及在外学录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
10、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
(四)档案编号
1、档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分