公文及印章管理办法.doc

公文及印章管理办法.doc公文及印章管理办法QY/WJ-BGS-14为加强对公文的管理控制,严格运转程序,提高运转效率,保证文件的正确性、准确性、合理性,实现公文管理的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。一、收文程序及办理要求(一) 对收到的公文,由办公室文件管理员检查发文机关、发文编号、文件名称、份数、秘密等级、密封情况,确认无误后,方予签收。收文后,要按不同发文单位和文件种类,分别登记,注明名称、编号、收文日期,加贴“阅办文件批签表”后交办公室主任拟办。(二) 办公室主任填写拟办意见后由文件管理员报送处长审批。(三) 处长审批后,由文件管理员按审批意见送分管处长或相关科室批示、办理,并对文件去向做出跟踪记录。(四) 各科室要指定1名文件专管员,负责本科室文件转送和管理工作。相关科室根据领导批示做出承办意见后将文件交办公室文件管理员,办公室文件管理员应妥善保管,防止丢失。年底,按照档案法及上级有关规定进行移交和整理归档。(五) 文件管理员对所有来文要在外来文件登记表上登记清楚,递送及时,全程追踪,杜绝丢失、延误现象。(六) 办公室应对下级及不相隶属部门的来文进行审核,审核其是否应由本单位办理,其内容形式是否妥当,如有不当可由办公室主任批准退回报送单位并说明理由。(七) 办公室主任填写拟办意见及领导批办时应明确办理部门,对需要两个以上部门办理的要明确主办部门,对紧急公文应明确办理时限。(八)承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。对办理有困难的应当及时说明,对不属于本单位职权范围或者存在其他问题的应当及时退回办公室并说明理由。对涉及其他部门职权的事项,主办部门要主动与有关部门协商,如有分歧,报单位领导协调裁定。(九)办公室文件管理员应根据文件的缓急程度适时进行催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。办公室要将文件督办情况列入目标考核内容,办公室文件管理员要对各科室文件办理情况进行监督,对各科室没有按照领导批示时限和文件时限要求办结的事项做好登记,并每月将记录报安全科。二、发文程序及办理要求(一) 各科室均可根据领导批示和所分管项目工作的实际需要起草通知、批复、决定等文件。(二) 承办人起草文件要使用发文笺,应由撰稿人按项填写清楚并签字后经科室负责人审核并签字,然后送办公室转呈。(三) 需要其它科室会签的由主办科室送达有关科室。(四) 所有正式文件必须有主管副处长的批示,经处长签字后方可发文。(五) 文稿经处长签发后,由办公室文印人员统一编号标注,打印出文件清样,交撰稿人校对,校核无误后,按注明份数复印、盖章,填写文件发放登记表。(六) 发文由文件起草部门送达,接收人在登记表上签字,对紧急文件需要立即传真、电话通知的,要做好记录。办公室文印人员负责在《青银网站》文件发布栏目中发布。(七) 发文号一律统一为■冀高青银乂字[]Y号”,方括号为年号,X为各发文科室的简称,Y为文件统一编号。(例如计财科发文,文号为冀高青银计财字[2007]x号)。(八) 文件发出后,承办人必须把文件原稿与留存的附件归并整理在一起,连同文件打印件一并交办公室归卷。并且“发文登记表”中登记,注明发送文件号、名称、发放时间及发送人签字。(九) 保密文件,要指定专人分管和打印,不允许其他人查看。(十)起草文件要做到符合国家法律法规及政策规定,情况确定,观点明确,表述准确