公司证照管理制度.doc

公司证照管理制度一、目的为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理,防止遗失并保证按时年检,特制订本制度。二、借阅原则一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。三、证照资料的种类 : 营业执照、组织机构代码证、外商批准证书、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、统计证、社保登记证、专利证书、商标证书、贷款证、外汇管理登记证、章程等证照原件及其申办原始资料。 :如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。 ,如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文件、政府部门公文批复等。 。四、证照资料的保管归档 1、证照原件(除贷款证、外汇管理登记证归财务总监保管外)归行政中心专人统一保管; 2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管; 3、证照原件的电子档由行政中心专人统一保管、更新和传送; 五、证照资料的使用管理 1、各部门因工作需要,借阅、借用、复印证照资料,须到行政中心填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等,经部门主管及行政总监同意并签字确认后,可到行政中心专人保管处办理相应手续; 2、行政中心专人保管处仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务,其它任何人员提出的任何要求,均不予受理; 3、凡借阅、借用证照资料,必须在申请日期内归还,不能按时归还的应申请延期,手续与上述 1相同,但最长不得超过 15 天; 4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失,除立即向主管领导报告外,要立即与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续; 5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保; 6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“ JPG 彩色版”或“ PD F 彩色版”格式供大家使用,在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。六、证照的年审、到期、变更证照的年审、变更、延期等相关手续,行政类证照(如工商营业执照、组织机构代码证、外商投资证等)由行政中心专人负责办理,财务类证照(如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等)由