秘书的沟通工作文案.ppt

秘书的沟通、协调秘书的沟通、协调与督察工作与督察工作一、沟通的含义、作用;沟通类型、特点;沟通的过程和方法;沟通的障碍和消除方法二、协调的含义、意义与作用,协调的内容、步骤与方法、协调的原则、策略和艺术一、一、秘书的沟通工作秘书的沟通工作1、沟通的含义:是指凭借一定的媒介和通道,交流思想观点,传递信息的过程。秘书的沟通工作:是指秘书人员在其职责范围内,或在领导者的授权下,在各部门之间、层次之间、人员之间就共同任务和问题,凭借一定的媒介和渠道交流思想观点,传递信息,增强联系的过程。如上情下达,下情上报,左右沟通协调,内外沟通联系等。2、沟通的作用:沟通就是信息的传递和交流,是使信息发挥积极作用,达到目标的有效手段。被誉为“组织和谐高效的神经系统”。沟通是协调的一种方法,协调乃是沟通的结果。沟通是谋求思想上的共同了,增强人员间的相互了解统一思想,协调是谋行动上的协同一致。因此沟通、协调都是提高工作效率的有效手段。一、一、秘书的沟通工作秘书的沟通工作3、沟通的类型:层次上:高层、中层、基层方向上:下行、上行、平行范围上:内部和外部沟通;线路的结构上:正式和非正式沟通。?沟通的关系模式树形沟通关系星形沟通关系轮形沟通关系4、沟通的特点:(见沟通过程)互动:(双向、多向)交流:(传递和反馈)。5、沟通的原则及时:时效性准确:质量性一、一、秘书的沟通工作秘书的沟通工作?沟通的过程:五个要素的相互作用?2、发送者——————3、接收者?6、沟通的方法:?口头沟通(电话、开会、座谈)?书面沟通(文件、书信、邮件、短信)?多媒体沟通?其他人际交往活动沟通?1、信息?4传送渠道5、情境(时间、地点、能力、心理)一、一、秘书的沟通工作秘书的沟通工作7、沟通的障碍:中断与失真美国著名管理学家孔茨列举信息沟通障碍与断裂的因素有:缺乏计划;未经澄清的假设;语义曲解、表达不清的信息;传递中的遗忘猜疑威胁和恐惧;信息超负荷;缺乏充裕的时间;不善于聆听及过早的评价;选择性认知;轻率地接受信息等等都是信息失真的重要原因。因此,在信息沟通中,由于信息传递者与接收者所处时间、地点和客观环境等“情境”的不同,对同一信息,双方的理解可能大不相同,沟通中会渗入许多容易引起混淆的信息“噪声”,从而引起信息失真。为了发挥信息沟通的重要作用,必须建立良好的沟通机制以提高信息沟通的质量。8、沟通的机制——沟通障碍的克服方法(1)语言机制:建立一套规范化的、为大家都接受和掌握的信息表达语言系统,使之既有效地规范传递者与接收者的传达方式。如:公文系统等。(2)制度机制:形成一套依组织的隶属关系进行的经常有效的正式的沟通机制,同时又要完善沟通过程,注重建立畅通有效的双向交流和反馈机制,即专业的信息机构和制度,综合处理和及时沟通反馈信息,减少不必要的中间环节,从而保证信息及时、准确地传递。(3)心理机制:信息沟通的效果还与人的心理状态和情感密切相关,因此,除了要重视正式的组织沟通外,也要重视各种非正式的情感沟通渠道和宽松的沟通氛围的构造。以便及时处理疏通各种矛盾问题,达到组织的和谐和高效。如举行各种座谈会、聚会、郊游等集体活动。99、、秘书沟通信息的特征和注意事项秘书沟通信息的特征和注意事项广泛性:秘书部门是信息的集散中心。经常性:发挥参谋助手作用,需要经常进行下行沟通、上行沟通、平行沟通。及时性:信息具有实效性和开发性。多渠道:口头、书面、活动。保密性:注重信息的收放自如。注意事项:要克服沟通障碍和失真,确保及时准确充足的信息沟通,为此,要注重建立“良好的沟通机制”。建立广阔的沟通反馈机制;除了正式外,还有紧急沟通,除了专人专职负责,还要人人树立沟通参与意识建立一套规范化的、为大家都接受和掌握的信息表达语言系统,有效地规范传递者与接收者的信息传达;完善沟通过程,减少不必要的中间环节,保证信息准确、及时地传递;建立宽松融洽的沟通氛围和心理机制,多进行面对面的直接沟通和活动沟通,增进情感的交流,提高沟通的质量和效果。?案例喜中报忧?为期10个月的大型工程就要全面竣工了。工程局上上下下正忙着准备盛大的竣工典礼。据说中央领导人还要出席指导,国际上的专家和知名人士也要来祝贺。局机关充满了节日气氛。为了总结经验,表彰先进,局办公室秘书班子成天下基层搞调查,写总结,印材料,忙得不亦乐乎。?秘书李玲跑了几个区后发现,职工们在胜利竣工的喜悦中似乎还有不少忧虑。有人认为全面竣工后,生产任务得“找米下锅”,如果任务不饱满,工资和生活福利就会有困难;有人认为,当前国家尽缩基建项目,今后的前途难以预料;还有的打算正式竣工后,联系调动,另找出路,.....李玲心里很不是滋味。?多年的理想就要变成现实,全局职工的心血已经变成了举世瞩目的成果,人们怎么会出现这么多的泄气状况呢?这些情况要如实反映上去,会令人扫兴。特别