会议服务方案.docx

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接待服务标准 目的
为了规范会议接待行为，统一服务标准，持续、稳定的为用户提供良好会议接待服务。
适用范围
适用于大厦各类会议接待工作。
职责
客户部负责会议接待的具体实施。
客户员负责会议登记和提前确认工作， 确保会议如期召开； 并记录好会议召开的单位、出席人数和召集
的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施；
客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；
会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；
4、程序
会议的分类
根据现时会议接待工作实际情况，将会议接待分为日常接待（二类会议接待）、一类会议、临时会议。
会议接待服务标准
1） 每天安排一名会议接待员于早上 8：00 上班，于 8：00-8：15 分时段完成以下工作：将所有会议室的门
及部分灯打开；将开水器的烧水阀打开及 18F 会议室内的电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时
有足够的开水。
2） 每天的工作由会议负责人根据实际情况进行安排。
3） 会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，于会议开始前 15 分钟将茶水准备到位。
4） 到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、设备、会议物资是否到位、烟灰盅是否
清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告；
5） 参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理
区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。
6）与会人员基本到齐后， 会议接待员将自己管理区域内的会议室内茶水添加一遍后， 每隔 20-25 分钟到会
议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。
7） 在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒
适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；
8） 会议接待领班必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情
时及时应对；
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9） 接到热线人员通知，会议临时需要的物资，应 5 分钟内送到，如无法满足，会议接待员亦应 5 分钟内
到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受，会议接待员应通知会议负责人到场解决。
10） 会议结束后， 会议接待员应简单将会议室收拾一遍， 包括将桌椅摆放整齐； 烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；
所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地
面较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好，以便迎接下一个会议。
11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域的会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才
能离开。