文件管理制度.doc

文件管理制度.doc文件管理制度
泰湖国际大酒店文件管理制度 第一章总则
为规范酒店文件管理秩序，提高文件处理工作的效率和文件质量，促进与提高酒店管理 工作效率，根据本酒店实际情况，特制定本制度。
一、 文件处理工作流程的终结部门为企管部，负责文件整理、归档，实行不定期检查。
二、 阅批文件，必须签署明确意见、姓名和审批时间，以明确责任。各级主管签署意见 时行文应明朗、清晰、具体，并对所签署的意见负有不可推卸的责任。
三、 阅批或签发文件一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔。
四、 文件一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改原意。
五、 坚持实事求是、精简、高效的原则，各部门主管应遵循及时、快速、准确、安全保 密的公文处理原则，各司其责，尽快审核文件，签署意见，按工作流程转交下一个办理部 门。避免因时间或接口造成文件积压误事。
七、 秘密文件的处理必须严格执行相应的保密制度。
八、 酒店文件处理时限：
1、 特急件：随到随办。
2、 急件：1天内处理完毕。
3、 普通件：2天内处理完毕。
4、 超过处理时限的文件，由企管部催办。
第二章文件种类及形式
一、酒店文件种类主要包括：
决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排的文件。包括企业股东大会、董事会 及其其他重大会议做出的决定和高层管理人事任免的决定。
通知:包括发布各类规章、制度的重要通知和传达及有关部门需要周知或者共同执行 的事项、员工的录用及除名等一般性通知。
通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
说明：适用于向上级汇报工作，具体反映某一情况，提出意见或者建议。
申请：适用于向上级提出更改的建议或意见。
函：适用于不相隶属部门之间相互商洽工作，询问和答复问题。
会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项。
&其它需要各部门联合办理的文件。
第三章文件行文规则
一、 酒店重大文件（决定及重要通知）一般以红头文件形式发文，由酒店名称、
秘密等级、紧急程度、发文字号、横线、标题、主送、正文、附件、发文部门、成文时 间、印章、附注、抄送等部分组成。
二、 一般性通知、会议纪要由标题、正文、附件、发文部门、成文时间、印章等
部分组成。
三、 函、通报、说明等其它需要各部门联合办理的文件格式不做硬性规定，但
原则上内容要包括标题、正文、附件、发文部门、成文时间、印章等，不可太过随便。
四、 文件用纸为A4型纸，左侧装订。
第四章、文件密级规定
一、 文件机密等级
1、 普通件：指非机密文件。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论，按 正常文件处理方式。
2、 密件：指不宜向酒店以外人员透露内容的文件。指定人员核阅处理。
3、 机密件：指次重要并且所涉及内容不能向酒店内外无关人员透露的文件，部门经理 以上人员或指定人员核阅处理。
4、 绝密件：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文件，酒店经营班子成员或指 定人员核阅处理。
二、 密级文件处理规定：
1、各级人员处理密件资料，须严守秘密。因泄密而造成损害，由泄密人员负责并接受 处分。
2、 密件文件送递时，应以信封袋加密封装，寄件人及收件人拆阅时须在登记薄上签 名。
3、 密级文件逐级办理时，各部门主管应遵循及时、快速、准确、安全保密的公文处理 原则，各