档案数字化加工项目采购要求.doc.doc

1 档案数字化加工项目采购要求一、项目概况 :溧水区档案馆馆藏纸质文书档案数字化加工工作。工作内容包括档案全文扫描, 文件级目录的校对和缺损项录入,图像文件与文件级目录关联,电子档案全文数据库与目录数据库对应链接。 :项目加工数量 130 万页(估算),报价方式为综合报价。以页为单位,统一按 A4 纸幅面计算,最终页数以验收合格的实际数据量计算。 :签订合同后,自工作人员进驻启动之日起 6个月内全部完成任务。 :由采购单位提供,地点位于溧水区档案局内。二、技术标准(一)纸质档案 。根据档案馆提供的目录,逐卷逐件核对档案案卷、文件的顺序、内容是否相符。如发现不相符的要登记记录,并按要求在扫描前给予纠正,确保扫描文档与目录一一对应。检查档案页面有无影响扫描质量的破损、折叠等状况,按要求区分扫描件和非扫描件并登记,对案卷中的照片、图纸等情况进行登记。 。扫描以保持档案原貌、保护原件为原则,不可对档案进行涂改和破坏。发现原件需要修复的,须征得区档案局同意后进行基本修复,确定档案安全后再进行数字化。确实无法修复的要登记造册移交档案局。 。扫描前要对现有电子目录数据与档案实体内容进行核查、完善,目录上注明的内容及页码要和档案实际内容一致,无电子目录档案需补录电子目录。电子目录不详细,有缺损的需要补录完整。如:人事任免中的人名、会议记录等。 。恢复装订时要检查档案文件、页面有无遗漏、损坏,发现问题及时登记并修复。装订时尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订,要求以左对齐、下对齐为装订原则,外观整齐、边缘整齐,装订要牢固、抖动不掉页,不得遮住档案有效内容。大幅面纸张按规范折叠,确保能便捷展开。 。扫描后档案按档号摆放整齐、有序,档案盒内外内容一致,无装错档案盒的现象。( 二)电子档案 。在对纸质档案进行检查梳理后,要建立所有需数字化档案的文件级电子目录,并确保电子目录正确率 100% 。 。文字资料采用彩色模式,分辨率≥200DPI 。档案数据按文件夹形式组成。卷文件夹由卷内件文件夹、案卷封面、卷内目录组成,件文件夹由件内页图像文件组成。扫描不允许有漏扫、重扫、错扫、覆盖等现象,要根据纸张质地、字迹深浅等因素,调整最佳的扫描参数或调整设备, 保证原始扫描图像效果与原件吻合。 : 要求扫描的图像必须清晰、完整、端正、有序、不失真, 与实体档案的页数及内容一致相符,与目录数据要一一对应(件文件夹名与目录数据中对应的文件档号要一致且唯一),不得 2 删除任何有用信息的页面,出现影响图像质量的杂质应进行去污处理。未扫描件的情况及原因等要在目录数据的备注字段中注明。扫描生成的图像文件须为单页 TIFF 格式,按照馆方的要求加工 PDF 格式。 :扫描不得修改电子档案所存放的文件夹名称、页码及内容,必须保证电子档案和原始档案匹配一致,保证电子档案具体内容的完整。满足江苏省档案局《档案数字化转换操作规程》的要求,符合电子档案与软件挂接需求。其中,卷文件夹名、件文件夹名、图像文件名命名格式如下: 卷文件夹名为:全宗号-目录号-案卷号,例: 0101-001-0001 。件文件夹名为:组卷整理的档案为:全宗号+0000+ 目录号+ 案卷号+ 卷内顺序号,例: 010