房地产公司工程文档管理制度.docx

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工程部文档管理制度
目 录
序号
名称
1
总则
2
工程档案管理制度
3
工程文件收发及管理制度
4
档案部门职责
5
声像档案管理办法
6
档案、资料、图书借阅制度
7
设计修改通知单、工程联系单管理规定
8
工程竣工图编制管理规定
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1． 总则
、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2001）的要求，特制定本制度。
,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。
2 工程档案管理制度

，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。
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，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。
，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。
、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。
2．2归档文件的质量规定
、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。
、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件（如表式为复印件，数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。
，方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。
（不能用复印件）归档。

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A） 书写字迹工整，图样清晰。
B） 书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。
C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。
,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。
3 工程文件收发及管理规定
为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
工程文件接收
（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；
，一律交档案资料室。
，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。
（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。
，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。
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，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。