公司档案管理核心制度.doc

档案管理制度
第一章 总则
第一条 集团各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺乏要素。为规范集团档案管理工作并确保档案完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制订本制度。
第二条 各部门、各分企业在工作活动中形成，含有参考利用价值文件材料，必需按要求定时向行政人事部提交备份，从而确保行政部作为档案管理对口部门档案资料完整性、延续性、真实性
第三条 行政人事部负责档案管理、文书立卷工作，并对各分企业档案管理工作进行监督、指导。各分企业责任人应重视本单位文件资料管理和文书立卷工作，配置专职或兼职人员负责此项工作。
第四条 行政人事部负责企业档案保管定时检验、监督，指定专职档案管理人员整理、保管多种档案，并负责借阅档案审批，确保档案正确、安全、完整
第二章 归档范围
第五条 通常反应企业工作活动、含有参考利用价值文件材料（公文、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围
第六条 企业设置、变更申请、审批、登记和终止、解散后清算等方面文件材料
第七条 资金借贷、业务往来方面文件材料（含协议、关键报表、银行和企业联络函件等）
第八条 政府、项目批文、协议
第九条 企业制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理指示后各项工作步骤、企业决定等）
第十条 各分企业及各部门年度工作计划及资金计划
第十一条 企业有效证照、证件、印章
第十二条 含有法律效力及保留价值文件
第十三条 企业关键会议材料，包含会议通知、汇报、决议、总结、领导人讲话、经典讲话、会议简报、会议统计等
第十四条 职员电脑中和企业相关电子版资料、文件等
第十五条 各分企业、各部门取得社会荣誉资料
第十六条 其它有必需归档管理资料。包含声像形式统计下来对企业经营活动产生作用多种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠予题词、书画、文件资料、有纪念意义多种工艺制品等
第三章 立卷归档要求
第十七条 行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分企业应在每三个月最终一天以前将上季度办理完成、需归档文件材料整理、立卷，向行政人事部提交备份
第十八条 各分企业、各部门应立即向行政人事部移交发生档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分企业必需严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档备份文件材料
第十九条 各分企业向行政人事部提交备份档案时，要严格推行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，行政人事部专员签收后各留存一联清单备查
第二十条 归档案卷总要求是：遵照文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（1）归档文件材料种类、份数和每份文件页数均应齐全完整
（2）在归档文件材料中，应将每份文件正本和附本、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件立在一起，不得分开
（3）卷内文件材料应区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后
（4）卷内文件材料根据排列次序依次编写页号。装订案卷，应统一在有文字每页材料正面右上角、后面左上角填写页号；不装订案卷，应在卷内每份文件材料右上方编号，图表和