常用会计记账凭证摘要编写方法.doc

常用会计记账凭证摘要编写方法记账凭证摘要的编写应该做到简明扼要、抓住重点, 即用简练的文字把经济业务内容表达清楚。笔者结合自己多年的高校会计工作经历, 就高校实行会计电算化以后, 记账凭证摘要的编写作些探讨,以求抛砖引玉。一、日常收支业务摘要的编写要规范统一各高校根据业务量的大小, 分别设置3人—5 人以上编制记账凭证, 所有人员力求使用统一格式、统一措辞。这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性, 更重要的是能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。所以,对日常收支业务采用“主语+谓语+宾语”的句式。即具备经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素。统一措辞虽然在执行初期比较困难, 只要大家在工作中注意交流、相互沟通、认真总结,相信很快就能做到统一协调。例如: 张平用现金购买办公用笔 150 元。摘要为: 张平报办公笔。采用这种句式,在账务“模糊”查询时,只要输入“张平”,当年及往年所有张平经手的业务, 所需数据一目了然。充分体现会计电算化方便、高效、快捷的优越性。二、摘要的编写要“简”而“明”所谓简明, 即简单明了。太过于简的摘要, 不能把经济内容表达清楚。因此要在计算机设定的摘要字数内, 抓住重点, 将经济内容尽可能全面地表述出来。例如:中文系赵永发借去北京购资料款 5000 元。摘要为赵永发借购资料款,而不能为赵永华借款,更不能为借款。三、摘要的编写要准确对反映不同经济内容的同一张记账凭证, 每项经济内容准确对应一个摘要, 不能笼统使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件, 一般都具有“修改摘要”的功能,为准确编写记账凭证摘要提供了条件。例如:物理系周斌借 4000 元去石家庄开会,回来报账时,差旅费开支 1500 元; 会务费开支 500 元; 为系里资料室购图书用去 1500 元; 退回余款 500 元。其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别编写为: 周斌报石开会旅费; 周斌报会务费; 周斌报资料费; 周斌还借差旅款。如果此笔凭证用笼统的一个摘要, 反映在会计账簿中的“会务费”科目、“资料费”、应收及暂付中“教工借款”科目都对应着差旅费的摘要, 用起账来令人匪夷所思。对此工作细节, 有些会计人员往往容易忽视, 给以后的复核、记账、查账等一系列会计工作带来不便。特别强调的是, 用银行存款开支的经济业务, 对应银行存款科目的摘要, 必须反映收款单位名称, 便于银行存款账同银行对账单的核对。四、更正错账摘要规范根据《河北省行政事业单位会计基础工作规范》的要求, 对记账后的记账凭证, 发现错误, 用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”,同时,用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录,在编制调整数字差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证,那么,在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点, 在注销、订正或调整某张错误凭证的同时, 应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记,表示该凭证已被修改完毕。五、摘要中需要反映必要的数字 1 .需要注明时间的摘要。收到上级部门拨入某月经费;交纳某月水费、电费、电话费、各项保