企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表.doc

企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表
说明
本表中的“电子文件”是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件,例如文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、电子表格、数据库文件、网页文件等;
本表中预留的位置不够时,可自行调整或另附纸;
,如未作特殊说明均为单选项。在选择时请在左侧“□”内划“√”,如选择“其他”,请在其后的横线中注明详细内容;
、生产制造、销售等业务的系统,如CAD系统、CAM系统、PDM系统、ERP系统等。
,按照档案管理要求进行鉴定(划分不同保管期限) 整理、(分类、排列、编号)后存储于档案系统和档案部门离线载体中。需要特别注意的是,为保证系统安全需要的数据备份或备份盘交档案部门不是归档。
,还包括图形、图像和数据(如数据库的部分数据)。
,离线归档是指不通过接口实施归档。
二、单位联系信息
单位名称
联系人
联系电话
三、电子文件形成及归档情况
(一)填写举例
系统属性
系统名称/来源
实施时间及获取方式(外购及供应商/自主开发)
产生电子文件数量
所产生电子文件归档前主要存储格式(见说明 4)
已归档电子文件数量(单位 G)
归档后主要存储格式(见说明 4)
归档方式(在线/离线)
归档周期(每年一次/每季一次/每月/不定期)
备注
办公自动化系统
OA 系统
2009年7月外购,用友 OA, 月实施12
5G
WORD,PDF

PDF,XLS
在线
每年一次
举例


电子文件形成及归档情况
系统属性
系统名称/来源
实施时间及获取方式(外购及供应商/自主开发)
产生电子文件数量
所产生电子文件归档前主要存储格式(见说明 4)
已归档电子文件数量(单位 G)
归档后主要存储格式(见说明 4)
归档方式(在线/离线)
归档周期(每年一次/每季一次/每月/不定期)
备注
办公自动化系统
核心业务系统(如有多个系统请分别填写)
人力资源管理系统
财务(会计)系统
其他应用系统
零散形成电子文件
注:电子文件格式扩展名有:TXT、DOC、DOCX、RTF、DBF、XML、HTML、CEB、PDF、TIFF、JPEG、BMP、GIF、WAV、MP3、AVI、MPEG、DWG、DBF、MDB、XLS、XLSX、WPS 等,其他请注明。
档案管理信息系统实施情况
内容
数量或内容
备注
系统名称
供应商
实施时间
基础架构(请选择)
□.NET □J2EE □ ASP □其他,
软件架构(请选择)
□B/S □C/S □B/S和C/S混合□其他,
管理数据总量
条目(目录)数量
条
原生电子文件归档形成档案(全文)数量
份
G
纸质档案、实物档案数字化处理形成的电子档案(全文)数量
份
G
多媒体档案(全文)数量
份
G
其他
份
G
具备的归档接口
□