会后工作.ppt

4. 会后工作
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【导入新课】
会议结束了，是不是秘书的工作就大功告成了？
会后秘书人员还有哪些工作要做？
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会后服务



，并及时清理会场，清场工作就包括了检查会场有无物品遗漏，携带进会场的资料和会议用品一定要带回等，至于撰写会议总结还在其后。
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案例中的刘秘书显然是笑得太早了一点。总结还没动笔，麻烦事就找上身了。对于代理商遗失的公文包，她是有一定责任的，因为秘书会务工作其中一项就包括秘书会后应检查会场和与会者的驻地，以免遗失文件，而刘秘书显然对这项工作疏忽了。
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案例导入
会场清理P92
分析与讨论：
1、案例中的刘秘书会场清理工作做得很到位，秘书应该怎样做好会场的清理工作？
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会场清理的基本程序
一、清理会场内物品
二、归还所借物品
三、取走指示牌等临时性物品
四、与会场管理者交接
五、结算会议开支费用
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一、清理会场内物品
清理的顺序是先重要，后次要，先贵重后一般，先整理涉密资料、后整理其他物品。
首先要收回所有应该收回的会议资料，要将所有纸张进行整理、清点、归类，找出有用的资料，不能再利用的纸张要销毁。避免无意中泄漏国家秘密或单位的商业机密。
撤去会场布置的会标等宣传品，把会议上使用的幻灯片、影幕、手提电脑、席卡等东西收拾好。如果发现会场有遗失物品要妥善保管，同时与失主联系。要认真打扫收拾，使会场恢复原状。
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二、归还所借物品
及时归还从公司内部其他部门或其他单位借用的相关物品。
三、取走指示牌等临时性物品
在会议结束后，通知牌和方向标志失去了其存在的必要性，应及时拿走它们，恢复场地的原有模样，以便归还租借的场地。一次性说明标志或通知牌纸张应予以销毁。
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四、与会场管理者交接
五、结算会议开支费用
如果是外借的会场，会议结束后，秘书人员应及时与会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会议室租用设备的使用费、开会期间的其他相关费用等。
会场清理完毕后，要与会场管理者进行交接，共同清点物品，查看现场，同时提醒会场管理人员切断会场使用的电源，关闭门窗。
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结算会议费用
收款结算，即向参会者收取费用并为其出具发票。在某些类型的会议中，参会者需要支出一些费用，一般包括会务费、资料费、住宿费、参观费、路费等。
开具会议住宿发票时，需要向宾馆酒店索取盖有印章的正式发票。
发票开具还应注意，必须按照规定的时限和序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。
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会场清理的基本程序
一、清理会场内物品
二、归还所借物品
三、取走指示牌等临时性物品
四、与会场管理者交接
五、结算会议开支费用
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综合训练
？
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10/2
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课前复习
一、清理会议文件资料的目的和要求
二、清理会议文件资料的注意事项
三、会场清理的程序
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综合训练
，回答下列问题：

（1）以小组为单位讨论，会议结束后该如何清理会场？各小组代表发言
（2）如果有一名与会人员公文包遗失在会场了，应如何处理？
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课前预习
1. 做好与会人员返程工作的程序是怎样？
？
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11/1
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任务三、做好与会人员的返程工作
一、任务目标
、流程以及注意事项；
。
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案例导入
某公司召开了为期两天的全国经销商会议。在开会之前，会务组逐一和计划到会的客商进行了联系，登记了他们对返程票的需求，详细记录的需要乘坐的车次、时间以及数量。由于参加会议的经销商人数比较多，所以会务组专门安排了3个人来负责返程票预定服务。
会议报到时，有客商就要求会务组发放返程票。但是由于报到的人数比较多，而且时间很集中，会务组工作人员忙不过来，于是就告诉大家等到会议结束后统一发放返程票，并且一再向客商保证票都订好了，不用担心。
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会议结束后，外省客商找到会务组要取回返程票。大多数客商都顺利拿到票启程了，但是距离很遥远的某省3名客商却被告知没有订到他们所需要乘坐的那趟火车。会议工作人员解释说：“去订的时候，那趟车已经没有票了，只能买第二天的。当时想和你们商量