《文书沟通》.ppt

《文书沟通》
汇报人:
T
I
M
E
W
A
Y
N
E
C
O
N
S
U
L
T
I
N
G
进入技法概要
文书沟通—文字沟通分析
亲爱的先生/女士：
我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我
Y
N
E
C
O
N
S
U
L
T
I
N
G
进入一封拒绝的信（钉书机）
主要受信人
肯定？
否定？
指示？
直接写的？
回复的？
受信人重要度排序
写给受信人的困难程度排序
加以何种注意
备注
文字沟通分析表
填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上---信件、便条、备忘录等。
练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。
用10分钟独自填写。
填写完毕后用5分钟在组内交换该分析表，可以讨论
问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？
模拟练习—文字沟通分析表
T
I
M
E
W
A
Y
N
E
C
O
N
S
U
L
T
I
N
G
进入研讨
模拟练习—一封拒绝的信
练习背景：
你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进修的要求，（内容见后） 而你必须写一封复信，信中你要拒绝他的要求。
请每个人用10分钟写完这封信。（请注意“准备、写作和检查”三步骤）
尊敬的主管：
您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。
我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛”管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下：
“6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法，
作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。
现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。
我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。
这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。
综上所述，希望您能够批准我的请求。
此致
敬礼
王海宾
2002年10月9日
T
I
M
E
W
A
Y
N
E
C
O
N
S
U
L
T
I
N
G
进入陈述纸样板
模拟练习—一封拒绝的信
研讨（20分钟）
两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要求填“分析表” 。10分钟
团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别挑选出一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上一步“分析表”中的意见）5分钟
团队将这两封信的分析表COPY到陈述纸上，代表宣讲并给出综合评价。（陈述纸样板见后） 5分钟
T
I
M
E
W
A
Y
N
E
C
O
N
S
U
L
T
I
N
G
进入“一封拒绝的信” review
合适的信
相对不合适的信
是否清楚地表达了自己的目的？
是否清楚地表达了自己的目的？
信的结构是否符合前面所讲的要求？
信的结构是否符合前面所讲的要求？
换种方式表达是否效果更好？
换种方式表达是否效果更好？
不常用的词句
：
替代词句：
不常用的词句：
替代词句
：
容易引人误解的词句：
修正：
容易引人误解的词句：
修正：
信中写了多少句话，数一下记下来。
信中写了多少句话，数一下记下来。
6
5
4
3
2
1
<5 <8 …… …… <22个字的句子 …..
模拟练习—一封拒绝的信
陈述纸样板
T
I
M
E
W
A
Y
N
E
C
O
N
S
U
L
T
I
N
G
进入沟通联络卡练习
模拟练习—一封拒绝的信
讨论问题：
团队是怎样依次传阅信件的？
两封信是如何推举出来的？
每封信都和对应的“分析表”在一起吗？还是已经混乱地分开？
你看到别人对自己信的“分析表”了吗？你发现了什么？
你觉得自己写的这封信可以怎样改进？
T
I
M
E
W
A
Y
N
E
C
O
N
S
U
L
T
I
N
G
进入review“信息分析表”
模拟练习—沟通联络卡
规则：
1、所有组得到一个相同的完整的拼图结果图形。
2、每组得到一些图片，这些图片是以相同的裁剪方式，从3个相同的结果图