财务报销审批制度.doc

财务报销审批制度
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名称
财务报销审批制度
文件编号: 财务管理制度-4
生效时间: 2012年1月1日
修订时间: 2011年12月30日
页码/页数:1 / 7
第一章总则
第一条为加强公司各项采购、费用报销管理,明确报销的审批程序,规范报销行为,确保各项支出合法合规,有效控制经营成本,根据《中华人民共和国会计法》、中国粮油控股有限公司以及小麦加工事业部的相关规定,结合本公司具体情况制定本办法。
第二条报销审批的原则。
(一)依法合规。各项开支要遵循国家现行财务会计制度以及公司的相关规定,防止违法违规行为发生。
(二)预算(计划)管理。各项采购要有计划,没有计划的采购不予报销。费用实行预算管理,每月由财务部对预算执行结果进行报告。报告内容包括费用预算执行进度、节约或超支原因以及提出费用预算调整或节支措施。
(三)费用报销双签、分级审批。即任何费用开支都必须经过经办部门负责人和财务部签字后根据不同审批权限逐级向上审批。
(四)责任分明。经办部门对费用开支的真实性、合法性负责,财务部对费用开支的合规性、合理性进行审核。
第二章款项借支
第三条费用借支。
各部门在未取得对方发票的情况下,由部门经办人填写《借款单》,并在摘要一栏写明借款事由及金额(经审批的书面签报附后),经所在部门领导(或授权人)签字后到财务部领取借支款项,借支金额超过1000元的还需总经理审批。
第四条预付款项
预付款项必须有经过审批的合同,按合同约定条款由经办人填写《付款/预付款审批单》,经所在部门领导(或授权人)签字后到财务部办理支付手续,预付金额超过5000元的还需总经理审批,预付款项不得以现金支付。
第三章财务报销
第五条费用报销
各部门发生的报销事项,应在事项完成5日内办理财务报销手续。由经办人持原始发票填写《财务报销审批单》,按审批流程进行财务报销。财务审批流程如下:
经办人→部门负责人(或授权人)→财务部审核→财务负责人→公司总经理(或授权签字人)
交际应酬费400元以下、其他费用1000元以下可以不报总经理审批,交际应酬费每月由财务部单独造册报总经理审阅。
如果费用没有预算或超出预算,需要事前提交专项报告,经总经理批准后方可进行费用报销。
第六条采购报销
相关部门发生的采购报销事项,应在取得发票后10日内办理报销手续。由经办人持原始发票、《验收入库单》填写《财务报销审批单》,按审批流程进行财务报销。财务审批流程如下:
经办人→部门负责人(或授权人)→财务部审核→财务负责人→公司总经理(或授权签字人)。
采购事项报销必须有采购计划,没有采购计划的采购事项财务不予审核。采购金额1000元以下可不报总经理审批。
第四章财务支付
第七条费用支付
经办人持经过审批的《财务报销审批单》到财务部出纳处办理款项支付,除公司规定的现金支付项目外,其他费用支付一律转帐付款,特殊情况由经办人提交《现金支付审批单》,按流程审批后出纳方可据此办理现金支付。
经办人员如果事前有借支款项,需主动在《财务报销审批单》上注明“冲销借款”字样,如果没有注明“冲销借款”字样而在财务部领取现金,视同挪用公款行为,追究经办人员相关责任。
第八条采购款项支付
采购事项的《财务报销审批单》分原料、辅料、包装器材及大宗备品备件的采购、固定资产采购及零星采购。
零星采购:经办人可以持《财务报销审批单》到财务部出纳处办理转帐付款,特殊情况需要支付现金的需要提交《现金支付审批单》方可办理现金支付。
原料、辅料、包装器材及大宗备品备件的采购:《财务报销审批单》只作为财务报销入帐的依据,不作为付款凭据。此类采购事项需要支付款项时还需提交《付款/预付款审批单》,按规定程序审批后方可到财务出纳处办理转帐付款,此类采购业务严禁进行现金支付。付款金额在10万元以下的可不报总经理审批。
固定资产采购:参照“原料、辅料、包装器材及大宗备品备件的采购”执行,支付质保金时还需出具专项运行分析报告。
对有预付款项的,经办人务必在《财务报销审批单》注明“冲销预付款”字样,财务会计要认真审核是否有预付款项,对未能冲销预付款项造成公司损失的追究经办人及财务经办会计人员责任。
第九条退款支付
保证金退款支付:经办人持经过审批的《退款申请审批单》,并附公司开具的收据原件到财务部出纳处办理转帐退款,退款金额在10万元以下的,可不报总经理审批,超过10万元的需总经理批准。
往来款退款支付:经办人持经过审批的《退款申请审批单》,到财务部出纳处办理转帐退款,退款金额在10万元以下的,可不报总经理审批,超过10万元的需总经理批准。
单位退款支付遵循原帐户退回原则,特殊情况经公司同意后由原单位出具委托付款函后转帐支付。
个人退款支