数字化方案.docx

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数字化方案
1、实施数字化的特点
自动化程度高
数字化方案
标准化程度高
数字化方案发[2001]6号.
严格的质量控制
采用先进的质量控制软件,网络化流水作业,整个流程由软件控制,前后工序紧密结合,次工序在完成本项操作的同时检查上一工序的质量是否合格,做到质量不合格随时返回,并有严格的员工操作记录,控制员工操作中的每一步,系统自动生成数据记录操作过程,随时检查任何工序的质量及完成情况,确保一次性达到成品质量要求.
独创的综合验收系统
为确保数据的准确性,档案验收人员可以利用数字档案验收系统,按档案类型、年度、机构、文件号等对图像质量、文本著录的正确性进行检查,标识出不合格图像后,数字档案验收系统自动统计出详细的错误列表,如图像有黑边、字迹不清、偏斜、文本著录错误、.
档案安全性高
从接收原始档案的拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理,确保档案在扫描过程中不被损毁,每天上下班对档案质量及数量严格的核对与交接,认真填写作业清单和交接清单.
方便存储与管理
,按200dpi、A4、黑白计算计算,30KB/页,150万份档案总存储容量需:(30*
1500000)/(1024*1024)=,
与档案管理软件挂结后,,由此可推算出150份图纸扫描的总存储量为430G,
而同一张CAD图纸文件的大小远远小于扫描文件大小.
2、档案数字化系统流程图
3、档案数字化实施步骤
档案整理
文书档案的整理:
对于已归档整理好的档案,按照机关档案情况,按年度、机构,保管期限,案卷号等进行分类,将需要扫描的原始档案整理,以便用不同扫描方式进行处理,和方便查找与管理.
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对于未归档整理好的档案,按照商定的原则,在档案处的指导下进行将需要扫描的原始档案整理分类;以便用不同扫描方式进行处理,和方便查找与管理.
其他档案的整理:
对于已归档整理好的档案,将需要扫描的原始档案整理,以便用不同扫描方式进行处理,和方便查找与管理.
对于未归档整理好的档案,按照商定的原则,在档案处的指导下进行将需要扫描的原始档案整理分类;以便用不同扫描方式进行处理,和方便查找与管理.
档案交接
分类整理后的档案按年度、机构、保管期限及总数提出,提卷时飞扬公司提卷人员按照要求,编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面,并按实际页数填写详细的档案交接清单,并由双方主管人员签字.
标引著录
标引著录是为了方便查阅与管理扫描后的档案原件,及以后打印制作档案目录及档案封面,,结合实际情况,与档案处商定的著录项目.
飞扬公司按照商定标准录入的文本,并制作相应的《文字录入工作说明书》,供录入员和校对人员参考.
1、录入方式
采用手工录入方式录入.
2、校对方式
校对以软件校对和打印输出对比校对相结合的方式,即对手工录入的文本打印输出进行对比校对的一校、二校、抽查校对,确保文本信息达到电子出版质量万分之二以下.
注:.
档案拆分
档案拆分前要对档案进行统一的编号,编制总页号后,再一次编制扫描的页号,两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分,以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数.
档案扫描
《扫描与处理工作说明书》的要求,填写移交清单(此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写)(快图像系统),扫描人员可根据原稿质量,对系统进行定义,如自动倾斜校正、自动去污、,扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整,如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况,调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度,确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损.
图像的分辨率正常情况下为200dpi,如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况,可适当增加扫描的分辨率,但要保证图像清晰的同时,又不影响远程查询和浏览的速度.
图像处理
飞扬档案数字化工厂采用自动化处理和人工处理相结合的方式,,确保图像顺序正确、去斑点、.
1、污渍、黑边、偏斜处理
数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污,对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、、,进行登记后交扫描人员处理,双方签字确认后的表单留存
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、全文字页面的扫描密度
图像处理人员在进行处理前,扫描人员会根据不同原件的情况,提高图像扫描的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式,如遇字间距和行间距过密、原件本身是复印件等字迹不清楚的情况,对手写过密的要对图像进行细致的修正,确保各书写工具写出的不同颜色、深浅的文字及图像信息清晰可辨.
3、粘贴页与表格
对粘贴页面的处理先用飞扬数字化加工软件系统进行自动处理,在扫描的同时消除粘贴重叠的曲线,,.
4、一般性文本流程图
提高图像扫描的分辨率,调整阀值、明亮度以及扫描方式,.
5、插图
档案中有插图的要在扫描时进行提高分辨率及相应调整,图文混排的页面不做拆分,在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辨.
6、照片页的处理
根据黑白或彩色图像对页面进行调整,对特殊照片的处理,必要时采用专业的图像处理软件进行处理,确保照片的清晰度.
图象挂接
扫描处理处理后的图像成品,按年度,机构上传至档案处专用文件服务器计算机,进行图像与管理档案软件系统的挂接.
质量检验
挂接到档案管理系统中后,档案处可利用验收工具软件进行再次的成品验收,对档案拆分、扫描、修正、去污、文本流程图的处理、插图、,登记清单并退回上一流程重新处理.
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档案还原
档案还原工作严格按照国家档案局规定的相关标准和实际情况进行有序的还原,.
1、原件合并:
把扫描时挑出的页面插入到原来的页面位置中去,还原到扫描前的原样.
2、全卷整理:
将每卷文件按形成的时间、顺序、文件类别进行整理.
3、编写页号:
按重新整理后页面顺序统一编写页号.
4、打印案卷封面和卷内目录:
对案卷目录和卷内目录与卷内文件进行匹配后打印案卷目录和卷内目录以备装订使用.
5、装订:
严格按照档案馆管理的标准和要求将每卷档案的封面、卷内目录、卷内文件、左下角对齐打成三孔一线装订还原档案.
6、案卷分盒:
按分件年度、单位、日期等有规则地按顺序装入定制的档案盒.
7、打印装箱单:
按年度、单位、箱号、盒号、卷号、文件名称、总页数打印装箱清单.
8、按顺序装箱:
箱子编号、年度、箱内盒数、案卷数与总页数装箱.
9、编制装目录(年度目录):
制作出档案装箱目录,合并各箱清单,统一编制页码,形成装箱目录,并按通用格式存储装箱目录的电子文件,以便检索与查找.
4、工程周期
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如提供40-50平米的场地及相应电源等,加工中心可设25个工位,每天可扫描处理15000页,整个档案数字化周期需 个工作日.
如提供20-30平米的场地及相应电源等,加工中心可设15个工位,每天可
扫描处理10000页,整个档案数字化周期需 个工作日.
5、人员组织
具体岗位设置如下:
档案分类整理工作
分类整理工作设置4个工作岗位,主要进行案卷整理、编号、拆分、文本域标注、对需要扫描和不需要扫描的文件进行分检并填写《文字录入工作说明书》和《扫描处理工作说明书》,与次流程有关人员交接并签字备查.
录入校对
索引著录、案卷封面及卷内目录的著录、文本校对共需4人.
扫描与图像处理
:扫描人员6人,1个补扫工位(补扫工位负责特殊原稿及特殊纸张的处理),图像修正与分文件6人(一次校对与文件管理工作),图像质量检验及修正2人(对图像进行二次校验),全面质检2人,.
质量检验与管理
文本域的录入质量和扫描图像的质量在本流程当中经过校对合格后的文本或图像文件进行系统挂接后在光档案管理系统中进行质检,对图像与文字的匹配、.
档案还原
按照档案进馆标准和档案整理的规则,对档案进行整理还原,将处理后的档案进行数量检验、检查卷目内容与正文标题对应情况、整理、打印卷目、案卷封面、装订.
档案移交
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每批成品通过检验后,确保质量合格后方可将原始档案移交客户并入库,如有档案损毁或丢失,要承担相应的法律责任.
6、扫描工作流程
档案提取与分解
将档案进行分解整理,原件拆卷、起订、粘贴页撕开,发现原件页号有误的与客户共同修改.
图像录入
通过高速与平版扫描仪将各种文件和档案资料等转换成电子影像信息,即数字化文件.
图像处理
通过档案处理系统自动地将图像进行校对、去污、识别或手工录入查索字段.
图像与文字的校对
通过校对系统对图像和文字进行校对,确保图像顺序正确、去斑点、,在校对时发现不合格图像和文字及时返回前一工序进行改正.
档案还原
将处理后的档案进行数量检验、整理、装订、替换卷目、封面等.
质量检测
对成品数据进行抽查,以20%为检测依据,如发现其中有不合格产品,即将本批数据全部返回进行图像及文字的再次处理,合格后方可入库.
打印卷目
将重新录入并校对好的案卷、卷内目录打印并装订.
原件移交
每批成品通过检验后,确保质量合格后方可将原始档案移交客户并入库,如有档案损毁或丢失,要承担相应的法律责任.
刻录光盘
将通过检验后的成品数据刻录成光盘,刻录到CD光盘中,刻录完成后再作一
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个光盘备份,并在盘面上作标记,
将成品导入档案管理系统,实现计算机查询.
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