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采购工作流程
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参考资料一:
采购部工作流程与管理制度:采购员工作流程
1、总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。
2、采购部经理职责:
1)负责组织公司所销售产品的采购。
2)对库房的管理工作负责。
3)做好销售员与供方之间的联系工作。
4)帮忙销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。
5)对本部门员工制度执行状况负责。
6)对本部门员工的专业知识培训负责。
7)对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚推荐。
8)严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责。职责到人,发现问题及时向公司领导提出奖惩推荐。
9)负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成状况。
3、库管员职责:
1)早盘查(点货备发)、晚清帐(当日工作当日完)。
2)带给及时准确的货物,做好后勤保障。具体要求:订单一发,务必及时、清晰、准确的了解货物的运行状态,即时登报信息,直至合同完成、存档。
3)负责库房日常管理事务。
4)检查库存产品状况。
5)按规定收发物料。
6)物料进库储位的筹划与排放,
7)填写库房相关数字登录到ERP。
8)配合盘点库房产品工作的具体执行。
9)物料的搬运和库房废次品的回收及保管。
10)对来料来货及时入库,储放安全以防倒塌、遗失或变质。
11)维护和管理搬运工具。
4、流程:
1)采购流程:
-收到销售部从ERP发来的订单
-审批确认
-询价、比价
-采购部经理审批(重大合同向公司领导请示)
-签订采购合同
复印后,将原始合同整理装订年末存档
2)付款流程:
-在ERP内录入付款申请单
-采购部经理审核
-副总经理审批
-财务部付款。
3)收货流程:
-直发:
a。根据合同执行进程督促供货方按期交货
b。供货方传真提货单
c。通知销售内勤已发货
d。销售部内勤传真提货单至最终用户并确认
e。采购员办理入库手续
f。销售部内勤办理相应的出库手续
-转发:
a。根据合同执行进程督促供货方按期交货
b。供货方传真或邮寄提货单
c。通知办公室相关人员提货
d。提货人员将货物交库管员并办理交接手续
e。采购员清点货物并办理ERP入库手续
4)收进项发票流程:
a。催供货方开具发票
b。核对开票资料
c。录入ERP
d。将发票交财务部签收。
5)出库流程:
a。库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请
b。库管员备货并复核
c。交办公室发货
d。办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤
5、采购管理制度:
1)建立好供方及用户档案,并做好工作记录。
2)建立、建全比价制度,保证采购设备的质优价廉。
3)建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表。
4)每周末将上周付款、欠款、欠票状况进行汇总在周例会上做总结,并提出本周用款计划。
5)签订采购合同后,应全面了解发货状况,如不能及时供货,应将原因提前十日通知销售内勤
6)所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。
7)采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后,及时按操作规程准确登录ERP。
8)采购部每月5日前,将上一月的采购合同编号整理成册
9)违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。
6、库房管理制度:
1)库房由专人管理,各种货物登记,做到帐物相符,非库房管理人员不得私自进入库房,拒绝任何人在库房逗留。
2)持续库房的整洁、有序。库区禁止吸烟,杜绝烟火隐患,如有违反罚款101元。
3)所有货物依据销售部门或合同号合理存放。
4)任何出入库物品都要履行手续,见单发货,领用登记。
5)保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单(一式两份)和回执。保证货物和备品的及时、准确出库。
6)接到出库申请后根据合同资料进行备货,并由领货人签字方可办理出库。
7)出库回到单,应由销售内勤保管(需方签字)。
8)对客户所需样品及实验品,库管员及时登记领用人、领用时刻、退回时刻。退回后应妥善保管。
9)库管员每月第三周的周六对库房盘点,并将盘点结果在次日报副总经理。
10)违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。
参考资料二:
采购员的工作流程
对于企业采购来说,行业不一样,企业采购的流程也有所差异,但总体来讲,也都遵循一个具体的模式,一个完整的采购流程大致包括:
首先,根据采购请求,制定采购计划或直接按照企业年/月度计划制定采购计划。采购部门在
对于企业采购来说,行业不一样,企业采购的流程也有所差异,但总体来讲,也都遵循一个具体的模式,一个完整的采购流程大致包括:
首先,根据采购请求,制定采购计划或直接按照企业年/月度计划制定采购计划。采购部门在收到原材料或设备购买需求时,要进行确认审查,然后汇总物资、制定签发采购订单,分配人员进行采购,采购员应根据采购请求信息,制定具体的采购计划,一般包括:采购市场调查,供应商分析,确定采购方法,以及支付款项等。
其次,对供应商进行选取确认。采购员可透过网上订货系统向目标供应商发送采购意向,在复杂的采购过程中,则需要采用采购招标方式,透过审阅投标推荐书后,就相关采购项目与投标供应商洽谈、评估选取,或者直接发布招标信息进行招标。
第三,合同洽谈。这是采购工作的核心,同时也是考验采购员潜质的关键方面,采购员需要与选定好的供应商进行谈判磋商,按照5R原则确定采购价格、质量、运输条件、服务、风险赔付等条例,并以书面形式签字盖章。采购员在这一步要以企业利益为出发点全盘思考,最终到达共赢。
第四,签发采购订单。合同签订完毕后,即进入双方合同履行阶段,采购员可向供应商发送采购订单,一般要同时发给企业会计部门、用料单位、收货部门等,并保留原件备查。
第五,跟踪订单,进行进货控制。在下达完订单后,采购员要对货物进行实时跟踪,确保按时到货,一旦出现问题,及时采取必要的行动措施。
第六,理解、检验货物、入库。到货后,采购员要督促质检人员验收入库,以确保货物的质量、数量与订购要求相吻合。必要时确定货物的破损状况,之后,通知结算部门进行货款结算。
第七,核对发票,划拨货款。结算部门对采购订单、收获报告、发票、支付货款进行结算。这已不是采购员的职责,但需要采购员与结算部门的实时沟通,以确保整个采购过程无误。
作为一个即将入职采购员,掌握这些基本的流程,会对工作有很大帮忙,当然了,不一样行业其具体的采购流程又不完全一样,但这些知识是通用的,花点时刻通读一下,或许会对你有所帮忙!
参考资料三:
采购流程及采购流程管理
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采购流程一,下单:
1。一般状况下,采购人员接到缺料,获取缺料以下基本信息:存货编码,产品型号,数量。
2。分析缺料信息是否合理,再将订单下给供应商,订单务必内含以下信息:材料型号,数量,单价,金额,计划到货日期。
3。采购审核员按照具体状况进行订单审核
4。订单FAX给客户以后,采购人员需要与客户核对采购信息,同时要求签字回传。
采购流程二,跟催:
采购订单完毕以后,采购人员按照采购订单上要求的供货日期,采用时刻段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。
采购流程三,入库:
一)。实物入库:
收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息:供应商名称,订单号,存货编码,数量;如订单上的信息与采购订单不符,征求采购人员意见是否能够收下。
二)。单据入库:
采购人员按照检验合格单,将检验单上的数据入到中,便于以后对帐。但也存在些问题,表现为:1。外加工的检验合格单没有入库;2。采购入库订单号和数量比较混乱。
采购流程四,退货:
采购填写退货单,进行订单退货。
五,对帐:
一),月结表:
每个月月初,各供应商将上月月结表送至我公司,采购人员按照我公司收货员签字的送货单,我公司的入库单据和单价表核对月结表。
目前月结表中出现以下不足之处:无订单号,存货编码,退货数量,上月欠款余额,发生额至本期欠款余额等信息。
二),增值税发票:
校对发票上的以下信息:我公司的全称,帐号,税号,发票上的材料名称,数量,金额。
在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于订单金额,特指一张订单只有一种材料的状况。
六,付款:
按照付款周期编制付款计划,安排付款。
询价采购是指对几个供货商(一般至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。
采购流程之询价采购工作流程
询价采购流程一、询价准备
1、计划整理。采购代理机构按照政府采购执行计划,结合采购人员的急需程度和采购物品的规模,编制月度询价采购计划。
2、组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成,其中专家人数不得少于成员总数的三分之二,以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。
3、编制询价文件。询价小组按照政府采购有关法规和项目特殊要求,在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。
4、询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。
5、收集信息。按照采购物品或服务等特点,透过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。
6、确定被询价的供应商名单。询价小组透过随机方式从贴合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,同时向其发出询价通知书让其报价。
询价采购流程二、询价
1、询价时刻告知市招标办、资金管理部门等有关部门。
2、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函,工作人员应对供应商的报价函的密封状况进行审查。
3、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会,确定询价组长,宣布询价步骤,强调询价工作纪律,说总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。
4、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函,作报价记录同时签名核对,按照贴合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准,确定一至二名成交候选人同时排列顺序。