某集团 法务管控 方案.doc

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某集团法务管控方案
为落实集团法务部的各项职责,本着“维护公司和股东的合法权益,防范公司经营风险,避免及减少公司损失”的理念,制定本集团法务管控方案,拟在工作中推广,以期**年*月前完善法务体系,形成国内领先的集团法务管控体系。
一、管控的目标
1、为集团提供一流的内部法律支持。经过管控,法务部和全体法务人员应当能为集团的重大决策、资本运作、项目投资、创新业务、经营运行、日常管理等提供有效的法律支持。
2、预防和降低集团可能面临的风险。经过管控,法务部和全体法务人员应当协助集团构建起有效的风险防范机制,形成“以事先防范和事中控制为主,事后补救为辅”的风险管理体系。
3、有效地处置与化解集团出现的风险。经过管控,法务部和全体法务人员应当能对集团已出现的风险或危机,及时提出处置和化解策略,以协助集团以最低成本解决出现的法律问题.
二、管控的原则
1、为提供一流的法律支持,建立一套快速反馈、保证质量、符合业务需求的绩效管理机制。
2、为事前预范风险,建立一套完整的风险识别、风险分析、风险应对的全面风险管理机制。
3、为有效处置出现的风险,建立一套严格的应诉标准流程及维权标准流程的案件与危机管理机制.
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集团法务体系的定位是一种垂直而集中的管控体系.“垂直管理”指集团主管领导对集团法务部、集团法务部对下属公司法务人员在人员、业务考核等方面的直接管理;“集团管理”指集团主管领导对集团法务部、集团法务部对下属公司法务人员在制度、事项等方面的统一管理。
三、管控的手段
1、、工件流程与标准等。
2、人员管控。建立人员绩效考核与奖惩机制、职业发展机制等。
3、事项管控。将不同性质、不同领域的事项在法务人员中进行合理分配.
4、,强化考核反馈,建立信息传递与沟通机制。
四、管控的具体措施
(一)建立快速反馈、保证质量,符合业务需求的法务工作机制
1、快速反馈的工作机制
(1)法务对合同的审核时间为1-3个工作日,重大合同由法务部负责人批准后可延长1—2个工作日。
(2)法务部对投资项目的法律尽职调查时间为不超过5个工作日,重大、疑难、复杂项目由法务部负责人批准后可延长1—2个工作日。
(3)法务对法律咨询的反馈时间,一般为当场出具,重大、疑难、复杂问题由法务部负责人批准后可延长1—2个工作日.
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(4)法务对法律意见书的出具时间为1—3个工作日,重大、疑难、复杂问题由法务部负责人批准后可延长1-2工作日。
(5)法务人员的反馈时间作为绩效考核指标之一。
(6)将法务人员按公司及专业领域进行分类。为丰富法务人员经验,可按相关规定进行轮换。
(7)法务部内部由专门人员负责接收与返还文件、登记台账、记录反馈时间,审核人员不负责文件流转。相关流程规定以文件联络函的形式下发,要求业务部门按照规定流程送审合同、文件报批单.
2、保证优质、高效的内部法律服务
(1)建立合同复核制。设合同初审职责、合同复核职责。一般合同复核由非诉讼业务经理负责,重大合同复核由法务部总监负责。下属产业公司法务初审的合同由集团法务部进行复核.
(2)建立学习机制,学习方式有个人自学、集体研讨、模拟法庭;学习周期为每月两次。
(3)制定培训制度,制定《法务人员培训管理办法》,规定法务人员在岗期间必须接受培训课时、培训领域、培训效果的考核及相关奖惩机制。
(4)开办《法务专刊》,全部法务人员均为专刊提供内容支持,督促法务人员提高专业素质.
(5)集团法务部目前编制为*人,在**年*有之前,,视集团新增投资规模和业务需要,集团法务部在**年*月份编制增加*人左右。
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(6)对于集团绝对控股/控制的子公司法务人员,其编制由集团法务部出具决策意见,但不占用集团法务部编制,由各子公司与该公司法务签订劳动合同,工资由子公司发放。
(7)对于集团绝对控股/控制的子公司法务人员的招聘、业务绩效考核、辞退由集团法务部会同集团管理中心执行,报集团领导审批后,由子公司落实。
(8)对于集团相对控股/控制子公司(上市公司),其法务人员原则上参照对绝对控股/控制的子公司法务人员管理方式,但对于上市公司有特殊要求的,按上市公司特殊要求执行。
(9)新录用的法律顾问的招聘条件:应是211大学法律系毕业,通过司法考试或企业法律顾问执行资格考试,在集团某个业务领域如地产、金融、零售、商务等或在法院、检察院、律师事务所,工作3年以上的。
(10)法务人员晋升机制:每位法务人员设立初始专业方向,在1—2年之后,由法务负责人对其进行专业考核。如考核通过,可申请轮换到其他专业方向,以使法务人员能接触不同领域的法务实践。推行法务人员内部等级规则,制定《内部法律顾问专业与等级管理规定》建立法务人员专业晋升体系,与法务人员的绩效考评挂钩.
(11),会同集团管理中心,将不符合集团法务工作需求的人员辞退或调岗。
(12)集团下属产业公司涉及的项目投资、诉讼或仲裁案件、知识产权事项由集团法务部统一管理。
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(13)建立内部资料室,收集有关企业法务工作和法律专业的各种讲座、培训、书籍,供大家交流,对提供信息数量居多者给予一定的奖励.
3、提供符合业务需求的内部法律服务
(1)对集团业务类型涉及的法律问题,进行专题会议学习。每月一次。专题会议邀请对某业务类型熟悉的专业人士进行讲解。
(2)与投资部门、项目部门的定期沟通,正式会议和非正式聚会两种形式均可,每月一次。
(3)培育法务人员养成“站在商业交易的角度处理法律问题”的工作习惯。
(4)定期以工作联络函的形式,向各部门征求意见,如发现法务人员因质量、服务意识等问题,屡次受到业务部门差评,则给予惩罚。
(5)制定集团《股权投资法律尽职调查指引》,并制定统一的《股权投资法律尽职调查报告》模板。
(6)制定集团《知识产权管理办法》、《商标管理办法》、《专利管理办法》等制度。
(7)法务人员不仅要懂法律,还要懂投资、金融、运营、管理等,建立综合素质模型的考核标准,引导法务人员多学科学习、培训。
(8)法务负责人参加集团或产业公司的业务会议或项目会议,能知晓企业战略与运营情况,从而提高提供符合业务需求的内部法律服务的能力。
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(二)建立从风险识别机制、风险分析到风险应对的全面风险管理机制
1、建立风险识别机制
(1)组织法务人员深入研究,参照国家和行业标准,识别集团面临的风险,建立《集团风险事件库》,使集团可能面临的风险有清晰的归类。
(2)总结集团之前发生的诉讼经验教训,组织法务人员分析过去全部诉讼案件,撰写《案件评估报告》。
(3)加强法务人员对风险管理知识的掌握,统一组织集团及下属公司法务人员参加有关风险管理的培训。
(4)聘请外部专家讲授风险管理知识的掌握,统一组织集团及下属公司法务人员参加有关风险管理的培训。
2、建立风险分析机制
(1)对《风险事件库》进行分类、排列,并量化打分,定期更新风险事件库,撰写风险评估报告。
(2)将风险提示、风险分析列入法务人员的日常工作范围。风险分析报告的提交,作为法务人员日常工作考核的内容之一.
(3)与业务部门定期交流,建立集团风险预警机制。
3、建立风险应对机制
(1)通过《法务专刊》以及专门培训,加强集团全体员工的风险防范意识。
(2)通过风险识别、制定集团《诉讼预防管理办法》和《全面风险管理办法》。
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(3)要求法务人员主动发现风险,主动提出风险应对解决办法,将风险应对策略列入法务人员的日常工作范围,作为法务人员日常工作考核的内容之一。
(三)建立应诉与维权的标准流程
1、建立应诉的标准流程
(1)建立从接案、分析案情、组织证据、答辩到应诉全过程的应诉标准流程。制定《诉讼/仲裁案件代理流程管理规定》。对诉讼业务的法务人员进行培训,每月至少进行一次案件讨论,并列入法务人员的日常考核中。
(2),出庭人员的意见代表法务部的集体意见.
(3),承办法务人员都应出具书面报告上报领导,包括案情分析报告、代理思路报告、庭审情况报告、结案报告、商业改进报告等。对于出具的报告不符合要求或被领导多次退回的,计入该人员的绩效考核中.
(4)出于费用控制及内部人才培养的考虑,除重大案件及领导指定案件以外,,而委托外部律师的诉讼与非诉讼事宜,制定集团《外部律师管理办法》.
(5)修订集团现有的《案件管理制度》和《法务部管理和考核奖罚办法》,联合集团人资部门,优化案件奖惩机制,加大案件败诉惩罚力度。
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(6)加大对诉讼业务部门法务人员的培训,引进具有审判经验的人才。
(7)逐步建立集团的法院资源库、专家资源库。
(8)对于涉及集团重大案件及可能有关集团商业秘密的案件,应当专项办理,严格保密。对于违反保密义务的法务人员,应出具惩罚措施。
2、建立维权的标准流程
(1)对于由集团主动提出的诉讼或仲裁,建立标准维权机制,包括案情分析、证据固定、法律检索、团队讨论、起诉思路、提起财产保全等程序,严格控制维权质量。
(2)对于由集团主动提出的其他维权措施,如发律师函、发告知函等,法务配合集团其他相关部门如监察中心,建立规范的流程.
(3)保持与业务部门的密切沟通,一旦发现有侵害集团合法利益的事件,法务第一时间参与,并提出针对性的维权措施.
(四)实行“公开、公平、公正”的考核机制
1、考核原则
实施“公开、公平、公正”的绩效考核。
2、考核项目
(1)法务人员的考核包括常规考核、定级考核、晋升考核、岗位轮换考核。
(2)常规考核的指标包括:合同/项目审核时间、审核质量、审核是否符合需求;风险防范意识与分析的能力、建议;诉讼/仲裁应对的能力、结果;法务管理制度的拟定与流程优化的能力、建议等。
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3、考核周期
(1)考核周期分为:日考核、周考核、月考核、半年考核、年度考核。对于月度、半年、年度考核,按集团规定的计划管理办法执行.
(2)对于日考核,由法务人员自行将一天的工作安排,填写至工作微博内。相关评价,按工作微博软件内置程序执行。
(3)对于周考核,制定每周考核表。对于每位法务人员,量身定做一张每周考核表(定期更新)。每周五17:30—18:00之间自行填写,由考核专员收集,通过邮件报给法务总监。每周一9:00—9:30之间,法务总监查阅后予以反馈。集团下属产业公司的法务人员,应向集团法务部报送每周考核表。
4、奖罚原则
(1)对于尽职尽责,协助处理突发事件,为公司挽回损失,赢得利益的法务人员,予以奖励,包括行政加分、物质奖励等.
(2)对于工作失职,审核法律文件存在失误,未按法律规定办理业务,造成公司损失的法务人员,予以行政扣分、记过、赔偿损失等;情节严重的,予以解雇。
(3)有关奖罚细则,按集团《法务部管理和考核奖罚办法》执行.