平面设计公司规章制.docx

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一文件收发管理制度
全部来往文件均应由资料员一致发送或接受,资料员一定填写《文件发放/接收登记表》。
全部来文(包含设计院洽谈、企业内部文件、传真)一定先交到资料员处,资料员认真预审文件能否切合要乞降时效,如存在问题有权拒收。
资料员预审文件切合要求后,填写文件联系单,交给部门负责人进行批阅,部门负责人应赶快签发批阅单。资料员应依据文件签发单上
所勾划的详细履行、参阅、抄送人员交其签收,并留复印件给详细履行人备份。
全部来往文件、图纸、传真等均是部门内重要的设计依照和资料,应妥当保留,资料员存档不赞同外借或丢失。
全部未依照程序直接交给当事人或其余工程师的文件,当事人应拒绝接收并向传达人员解说,全部不恪守规定的私自接收文件的人员,部门不对其个人行为负责,如造成企业损失的,应由当事人个人担当。
需要转发的文件,应在收到文件后立刻发出。
发送任何文件一定经部门负责人审查署名后,方可交给资料员一致发出,任何人不得私自签发文件,未经部门负责人签发的文件,均视为无效,发生的全部结果由个人担当。
文件发放原则不该超出24小时,若有问题未能准时发放,须经部门负责人赞同后向接受部门说明延缓原由。
全部来往文件资料员应认真分类、编号、存档。
二..来文批阅履行制度
专业人员收到文件时,如当事人为“参阅”,请在文件传达单上署名。文件传阅单中全部参阅人员不该是简单的批阅,应认真阅读文件,并担当相应的工作和责任。
如当事人为“履行人”,请复印保留,源文件返回资料处存档。文件联系单中的履行人为详细落实文件事项的负责人,收到文件后应认真批阅并于24小时内答复或履行文件要求内容,完成后型部门负责人报告详细履行状况,推行八小时内向部门负责人答复制度,如碰到困难须实时向部门负责人反响。
全部给各个部门、单位的建议或问题,均应以书面文件形式提出,尽量根绝打电话、口头通知的形式。
如遇特别要求,履行人应认真批阅、备注要求,并按要求严格履行,如不可以实时达成,应向部门负责人说明原由。
文件传阅后,应返回资料员处保留,不得外借。

有关设计改正的文件只有《设计更改通知单》以及《设计改正洽谈单》,其余任何有关改正的文件均不可以签发。
注:《设计更改通知单》是因为甲方主动要求或因为施工存在问题,而由施工单位提出经甲方赞同的改正,由设计单位为主动方要求进行的改正。
《设计改正洽谈单》因为设计错误,由设计单位为主动方要求进行的改正。
全部《设计更改通知单》以及《设计改正洽谈单》应第一递交到资料员处,由资料员签收和散发给有关专业人员批阅。
专业工程师收到《设计更改通知单》和《设计改正洽谈单》后,一定填写规定的《项目更改洽谈审批申请表》和《设计更改审查表》。注明有关内容,更改原由,同时表格中全部项目为必填项,交部门负责人署名后方能奏效,而后付印留底存案,同时抄送有关单位或部门。
任何私自填写签发给施工单位的或无《设计更改审查表》的《设计更改通知单》和《设计改正洽谈单》均为无效,假如由此发生的任何问题由签发人自行担当。



假如《设计更改通知单》和《设计改正洽谈单》有图面变动,必
须要求设计单位以同样比率的A4形式出改正图,并应清楚标出改正部分,我部有关当事人应在审查签发后,将相应改正图福音,标上编号、日期
贴于图上相应地点,下一次若有新的改正,应将新的改正图贴于前此的改正图上,不该将上次所贴的改正图曲调,以便认识图纸的修悔过程。

全部设计单位达成图纸应第一交给项目建筑师,由项目建筑师一致填写《图纸发放转递审查单》,交部门负责人署名后,由资料员签收、存档和散发,同时交给有关专业人员批阅,并应实时传达给其余部门。
《图纸发放转递审查单》的填写是为了清楚发放图纸的内容,作用,以及所代替的图纸,防止图纸发放程序上的杂乱。填写原则以下:
①假如为新图,只用填写图纸内容,即图纸设计的专业,图纸编号。
②假如维改正图,一定填写改正原由,以及新图所取代的图纸及有关编号。
专业工程师收到图以后,一定赶快对图纸进行技术审查,原则上审图时间不该超出一周。
图纸审查完成后应立刻将图纸中问题进行整理,汇同审图建议填写《图纸审查问题表》,返回给设计单位改正,并要求一定追踪设计单位答复改正建议。

资料员均应认真准时间、次序、专业分类保留资料,便于工程师
查找。
全部资料员保留的的图纸原则上不外借,能复印的复印,特别状况的填写借阅单。
全部来往文件资料员均应认真分类编号,存档。不可以丢失。



,不该超出24小时。



资料包含:传真、《图纸发放转递审查单》、《设计更改通知单》和《设计改正洽谈单》等各样工作呈报单,联系单。

为便于一致管理,保证传真文件的有序性,方便往后查找,全部传真,内部联系单,洽谈批阅单的目录及格式在资料员的共享文件夹,发文编号或查问请认真参照,文件发放以前,请复印保留,并交到资料员处一份备档,编号前请实时查问其余人当日上传的文件编号,并向资料员确立(目录整理要求不超出24小时)。文件发出后,请实时迅速的将电子文件保留到资料员的“设计部存档”文件夹内。

为节俭晒图花费,防止浪费,全部额外需要加晒的图纸和印制的图片,加晒人或部门一定填写图纸晒图申请,并经部门经理或主管领导署名确认,我部才可受理。
全部加晒图纸申请单交我部资料源存档和联系晒图单位进行晒图工作。
需要加晒的图纸在晒图前,负责晒图单位一定填写加晒图明细清单,注明单价及总价并经我方确认,方可进行晒图。
加晒图明细单调式两份,晒图单位和我部各执一份,在结算时,请晒图单位出具此单作为结算依照。
加晒图明细单填完以后须交部门经理确认,并交资料员保留。
《上周总结及本周工作计划表》的格式在资料员的“设计部存档”文件夹中“周计划“内,请每周五16:00前实时填写电子文档并在网上传至资料员相应文件夹中。



全部工程师应认真填写下一个工作周的《周工作计划》,计划中应注明详细事项及达成日期,并于每周五交部门负责人审查汇总。以后交资料管-理-员整理打樱
打印以后的《周工作计划》将发回个人,作为下周的工作目标并应确实履行。但部门负责人有权依据实质工作需要和企业整体工作计划半途调整每个专业工程师的工作计划和内容,专业工程师应听从企业和部门负责人的安排,若有异议,可与部门负责人提出建议。
同时全部工程师应于每周五按本周实质工作达成状况填写企业本周报,本周为达成的注明详细原由。
每周五下午16:00时召开部门工作例会,如无特别原由,部门职工应准时参加。为节俭时间,全部职工应有准备的、简短的、清楚的报告工作达成状况和下周工作计划。

本制度是为了同一电子文件的管理制度、格式,使全部的职工共享资源,达到方便、快捷的查找文件,提升工作效率及正确性的目的。同时也便于电子文件整理及交接。
资料员收到文件认识主题、接收人、履行人并将文件修更正确名称后放到相应的文件夹中。
履行人办理答复文件后,将电子文件放入资料员共享文件夹中,由资料员整理归档。收、发数目要对应。
专业工程师获得的人和电子文件,光盘均应将原文件交给资料管
-理-员整理和保留,如专业人员有需要,能够复制,但不该获得原件。否
则因为没有恪守以上制度造成不良结果的,将追查当事人责任。

部门职工因公出门做事,应提早到资料管-理-员处填写“出门登记
表”。



部门职工因私出门或不可以上班,应提早到资料管-理-员处填写“告假单”并征得部门负责人赞同。假如来不及,应电话预先通知经理征得同
意后,过后补办“告假单”。