公司内部成文信息管理规定.docx

XX有限公司
文件编号: 签发:XXX
内部成文信息管理规定
1 实施部门
本规定由综合管理部组织实施。
2 目的和范围
为规范公司内部成文信息的管理工作,加强成文信息的统一性、清晰性和操作指导性,明确公司成文信息的管理要求。
本规定适用于公司级和部门级内部成文信息的管理。
行政公文、图样和技术文件的管理参照《行政公文处理办法》、《产品图样和技术文件修改规定》和《产品设计图纸签署规定》执行,不适用本规定。
3 规范性引用文件
《制度建设管理规定》
《行政公文处理管理规定》
《企业档案管理规定》
4 定义与术语
内部成文信息
公司内部生成的需要控制和保持的有意义的关于产品、服务、过程、人员、组织、体系、资源的事实及其载体。本规定以制度(文件)和记录区分表示成文信息的两种类别。
注1:成文信息可以任何格式和载体存在,并可来自任何来源。
注2:成文信息可涉及:管理体系,包括相关过程;为组织运行而创建的信息(文件);结果实现的证据(记录)。
制度层级/类别
公司的制度层级/类别同《制度建设管理规定》定义。
5 培训和资格
各部门负责人、负责制度管理和编制的人员必须学习和掌握本制度,包括制度的编制、会签、批准、发布、回收、培训、宣贯、执行、检查、修订、废止、汇编、归档以及记录的标识、填写、贮存、保存期限、处置的管理方法。
各级管理人员需了解、熟悉本规定。
6 管理职责
综合管理部(制度)
公司制度管理的归口部门,组织各业务部门开展制度建设工作。
根据公司制度体系建设要求,确定制度分类、格式要求和编号规则等。
组织公司制度的初审与会审工作,做好制度的发布实施工作。
督促各业务部门落实制度执行,组织协调处理制度执行中的相关事宜。
综合管理部(法务)负责公司级制度的法律审核。
综合管理部(秘书) 负责公司级制度的发文。
综合管理部(信息) 负责与流程有关的信息系统建设。
党群人事部负责公司制度的培训策划。
各部门
公司制度制定和执行的责任部门,负责起草和修订与本部门业务相关的公司级和部门级制度。
每年度评价本部门编制的公司制度的适宜性、充分性、有效性,提出年度制度编制、修订计划。
参与审核与本部门业务关联的制度并提出完善建议。
负责部门级制度在OA网上保持更新,并报综合管理部备案。
负责实施本部门编制制度的宣贯和培训工作。
负责部门产生的记录的应用和控制。
7 管理流程
制度编制
按照公司统一的格式,由编制部门或科室在规定时间内起草或修订制度的初稿并经校对。
制度的层级及类型见附录三。制度编写格式及模板见附录四。公司级制度、记录由综合管理部编号,部门级制度、记录由各部门编号。制度及附录表单编号的编制规则见附录六,公司各部门代码一览表见附录七。
各级制度内容不得与国家法律法规、行业标准、企业标准、上级公司管理要求矛盾,如有相抵触的条款,以上级制度为准。
公司制度应遵循规范、简明、务实、有效的原则,以及权、责相统一原则,从实际出发,实事求是,保证制度的可理解性和可操作性。
制度编制人员要求有一定的工作技能与经验,熟悉体系标准及业务知识。
制度会签
公司级制度
编制部门将部门负责人审核稿上传至“制度会签系统”,添加会签部门,进行制度流转会签,会签部门在收到初稿后5个工作日内向编制部门反馈会签意见,编制部门根据会签意见进行修订,形成送审稿。
部门级制度
经审核后的制度初稿以“部门级制度文件会签单”(见附录八)的形式添加各科室或作业区流转会签,必要时添加相关专业部门会签(必要时指该制度的内容涉及到相关专业内容,部门内无法确定时),会签科室或作业区在收到初稿后5个工作日内向编制部门相关科室反馈会签意见,相关科室根据会签意见进行修订,形成送审稿。
综合管理部及归口部门对制度文件的可操作性、适应性、符合性、合规性、公平性、效益性进行审核,审核通过后方可定稿发布。
制度批准
公司级制度
综合管理部行政管理室(秘书)根据制度的层级进行制度送审,由相关的权力机构或权力人审批。通常由公司分管领导审定,总经理批准。涉及公司“三重
一大”事项决策的制度,须按“三重一大”相关规定进行决策通过,并经授权人签批。
部门级制度