公司档案管理制度.doc

档案管理制度
第一章总则
第一条为规范公司的档案管理,提高档案管理水平,充分发挥档案在公司经营管理中的作用,维护公司利益,推进文书立卷归档工作的规范化、标准化,防止重要文件、资料的遗失,结合公司实际情况,特制订本制度。
第二条本制度规定了人事管理、行政管理、财务管理、经营管理、生产技术管理文件材料的形成、立卷、归档范围、保管期限及管理办法。
第三条本细则适用于公司的所有文书档案管理。
第二章管理体制和职责
第四条行政部设置档案室及档案管理员,档案管理员须保持相对稳定,调动工作时,须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册,并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为:
(一)负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等;
(二)负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进;
(三)负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订;
(四)负责档案提供利用服务;
(五)严格执行保密制度,做好档案密级划控和守密、解密。
第三章文件材料的形成和归档
第五条档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理、生产技术管理档案)、科技档案(项目开发建设工程、设备仪器档案)和专门档案(会计、人事档案);按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等;按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第六条归档时间和归档程序
(一)公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案,根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。
(二)项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后,于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案,在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。
(三)会计档案在会计年度结束后,暂由财务部门保管一年,一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
(四)人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
(五)声像、实物档案,在产生后及时归档。
(六)凡能电子化的档案,电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第七条归档要求
(一)归档的文件、资料必须完整。
(二)归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确,分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰;案卷排列方法必须一致,并保持案卷之间的联系。
(三)电子档案实行双轨制,纸质文件与电子文件同时归档,以防电子文件的破坏与丢失,维护档案的完整与安全。
(四)各类文件归档一般一式一份,比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。
第四章档案的利用
第八条档案管理员编制档案检索工具,根据各类档案的特点建立相应的档案数据库,并进行计算机著录工作,为利用计算机检索创造条件。
第九条档案管理员须熟悉所保管档案的情况,主动了解公司各项工作,搞好档案提供利用。
第五章档案保管期限的划分及鉴定
第十条档案管理员须确定档案的保管期限及档案的价值。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上,短期为3-5年。
第十一条对公司有长远利用价值的档案须永久保存。