如何进行公文修改.doc

第五节怎样进行公文的修改
一、为什么要重视修改环节
修改是对初稿进行审查,予以推敲、调整、核实、删改、增补,直至定稿的一种思维活动和行为过程。
初稿,大致可分为雏形式初稿和定局式初稿。所谓“雏形式初稿”,就是根据提纲,把自己的构思草创成文,通常称之为“草稿”,它存在着较多较大的“病症”,需要进行修改的“大手术”,有时甚至需要全部推倒重来。其原因不是自己的认识水平与领导意图不符,便是写作水平与自己的愿望有着较大的距离。
所谓“定局式初稿”,就是文章材料的处理、安排和对写作竭力的表述已基本定局,无须进行“大手术”,只需对存在的疏漏、表述不周等进行推敲、修正和增补。
文稿修改的重要性,主要表现在以下几个方面:
(一)修改是提高公文质量的有效途径
文章是客观事物的反映,而客观事物是复杂曲折的,人们对客观事物的认识不是一次就能完成的,它决定了文章不可能一下子就反映得全面、深刻无误。要反映得准确、恰当,需要有一个反复思索、逐步深化和去粗取精、去伪存真的认识过程。公文写作更不同于其他文章。其他文章的作用,所写的大多是自己所熟悉的事物;而公文的作者,由于工作的需要,即使是不熟悉的也得写。因此,公文的作者对客观事物的认识更难免存在这样或那样的不足之处,更需要对事物进行再思索、再认识。对文章进行修改即是对事物的认识进一步明确、深刻、全面的过程,也是对所写文章的表现形式趋于完善的过程。对修改的重要性和必要性,中外许多写作大家都有过论述。
(二)修改是提高写作水平的重要途径
要提高写作水平,通常说“多读多写”,其中“写”,其实就包含修改。只有对自己文章不断进行修改,才能发现自己在写作中的长处和不足。对其优点,加以总结,积累经验,予以发扬;对其缺点,找出原因,进行改正。这样,每修改一次,就有一次
的提高,不断修改的过程,也就是不断提高写作水平的过程。在习作中,提倡一题多作,反复修改,目的就在于逐步提高写作能力,以求写出比较好的文章。
此外,修改也是制文者对受文机关、对工作负责的表现。特别是写行政公文,要以党和国家的方针政策为指导,要在实际工作中产生效应,如果有错误或不当之处,都会给受文机关带来执行或运输的困难,而贻误工作,造成损失。因此,对初稿进行认真修改,是写作者事业心和责任感的体现。
二、公文修改的一般要求
(一)要遵守公文修改的逻辑程序
尤其是公文的初稿,一般应按照主题、材料、结构、语言的顺序,由主到次、从大到小地逐一进行修改。公文中主题的变更,往往“牵一发而动全身”,材料、结构、语言等都需进行相应的修改。
如果不首先考虑公文大的方面,而先精雕细刻语言,那么,一旦主题、材料等有所变更的话,语言必然要重新进行调整,甚至有的层次和段落将整个儿地被删去。这样势必使部分已经完成的修改变成徒劳,从而影响公文写作的效率。因此,强调公文修改的程序是十分重要的。
(二)要立足公文整体进行局部修改
有的人修改公文,往往缺乏系统、整体的观念,津津乐道于公文局部、细处的雕琢,因此有的修改常常成为公文的赘疣。
一个词,一个句甚至一个段,孤立地看也许很美,如果放错了地方,它就会起相反的作用。公文是个有机的整体,全体协调匀称才算美。只有孤零零的一处美,就会破坏协调,失去整体的美。
我们修改公文时,一定要用宏观、全局的眼光,去进行微观、局部的修改。哪怕某一局部、