物业档案管理规程(初审稿).doc

档案管理规程
一、目的
加强档案管理工作,落实档案管理各项目标。
二、适用范围
本程序适用于在管理服务活动中形成的各种档案。(人事类、财务档案除外)
三、职责
1、执行总经理负责外单位(个人)查、借阅档案的审批。
2、行政人事部经理负责公司员工查、借阅档案的审批及外单位(个人)查阅、借阅的审核工作。
3、档案员(公司由行政助理兼)职责:
1)负责档案的接收、整理、编号、装订、存放;
2)档案资料的移交;
3)档案的借阅、登记、统计;
4)保密;
5)档案室设备、设施的保管维护等。
4、各部门负责人负责指定专人配合公司档案员做好本部门档案资料的收集、整理及交接及资料前的
保管等工作。
5、人力资源主管负责保管人事类档案,财务部经理负责保管财务类档案。
四、程序
1、档案资料的确定,凡属下列几类资料均属归档资料:
1)物业项目基本情况资料,包括工业区规划、建设、发展现状资料及图纸等;
2)物业项目业户基本资料情况,包括业主接房资料、装修资料及二次装修验收资料,房屋租赁
合同,供水、供电合同以及治安、消防等资料;
3)本公司基本情况资料,包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、承包合同、
工作基本情况描述等资料;
4)公司行文,包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等;
5)各部门资料,包括业务、行政管理等材料;
6)外来资料,包括中央、省、市、区、置业公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等;
7)图书等参考资料,包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等;
8) 其它。
2、档案编号
1)档案分划
为便于系统化管理,根据档案的内容和形式特征,将公司档案划分为十四大类(为一级分类),
每一大类下再划分出若干子类(为二、三、四级分类)。具体分划详见《档案分划编号表》。
各部门档案的一级类目、二级类目均按本办法规定设置,三级和三级以下类目由各部门根据
实际情况自行设置。
2)档案编号
为方便查阅档案资料,根据档案分划对档案进行编号。具体编号方法如下:
卷宗编号结构形式
编号结构形式采用五段制,编号由左到右排列,各段均用阿拉伯数字表示,一至四段之间用“•”隔开,四至五段之间用“—”隔开。
X
·
X
·
XX
·
XXXX
—
XXX
部门缩写
一级类目代码
二级类目代码
年
度
码
案
卷
流
水
号
例:X·1·01·2008·01表示是行政人事部内部管理制度2008年第1卷。
部门缩写代码:
行政人事部—X
品质管理部—P
财务部—C
项目环境管理部—H
项目秩序维护部—Z
项目工程维修部—G
项目客服中心及综合—K
对项目下属各部门资料,代码前需加项目字母编写,如AB组团项目部客服中心及综合,则
部门代码为:AB-K
3) 电子档案的编号参同文字档案的类目编号要求,文件夹的命名参考《档案分划编号表》,保证电子档案与文字档案的一致性,对重要的文件、资料应及时进行光盘备份,并定期对电脑档案进行数据备份,光盘类档案由对应部门负责保管。
3、机要档案:
1)公司档案按其内容分为“机密”、“保密”二种。
2)划分标准:
机密档案:
A、公司执行董事资料、重要或专项会议记要、保密期限内的重要决定事项;
B、公司中层以上员工人事考核、涉嫌违法违纪调查、未公布的人事任免、奖惩决定;
C、公司的年度工作总结、财务预算决算报告、缴纳税款、经营报表和各种综合统计报表;
D、公司有关经营资料、资源情报及供应商资信调研资料;
E、公司与同行对手的竞争策略、计划。
保密档案:
A、公司各部门人员调整、未公布的计划;
B、公司员工违法违纪的检举、投诉、调查材料、发生案件事故的调查登记资料。
C、人事档案、薪资性档案、经济合同、劳动合同;
3)档案地址确定
档案存放位置利用分类编号来确定。
确定档案一级类存放区:根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。
各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。
每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。
同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从下到上排列存放。
每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地,以保证新增档案的存放。
4、归档管理
1)归档前资料管理
分散在各部门的资料归档前由各部门(兼职)内业负责管理。
各部门必须设置资料固定存放处,并将资料分类放入不同的卷宗内。
各部门(项目)负责人对应归档资料的完整、完好负责。
2)归档时间
各