平度市档案局文件.doc

平度市档案局文件
平档字[2016]14号

平度市档案局
关于档案安全检查的通知
各镇(街道)、园区、市直各单位:
为加强档案安全体系建设,确保档案实体和档案数据安全,根据《平度市机关2016年度档案工作检查标准》(平档字〔2016〕4号)文件要求,决定对全市各镇(街道)、市直单位的室藏档案实体和档案数据进行安全检查,现将有关事项通知如下。
一、检查时间
检查定于十月上旬进行,具体时间另行通知。
二、检查内容
1、按照《档案安全检查标准》(附件1)的要求逐项检查。
2、2015年安全检查后送达的《档案安全检查告知书》问题整改情况。
三、检查方法
检查采取听取情况汇报、实地检查、汇总反馈检查情况的方法进行。检查结果以《档案安全检查告知书》(附件2)的书面形式通报给相关单位。
希望各镇(街道)、市直各单位按照《档案安全检查标准》,认真做好检查前的各项准备工作。
附件1:《档案安全检查标准》。
附件2:《档案安全检查告知书》。
平度市档案局
2016年9月29日
附件1:
档案安全检查标准
序号
检查内容
检查要求
检查结果
1
安全
保障
机制
档案安全
组织建设
机构:
①建立档案工作领导小组,明确分管领导;
②明确日常安全管理责任制。
人员:
①落实档案安全责任人员;
②按时组织档案人员参加档案安全知识教育培训。
安全制度
①建立安全责任制;
②制订包括消防、安防、保密等内容的安全管理制度,档案接收管理制度,档案保管制度,档案利用制度,安全保密制度,鉴定销毁制度,数字化安全管理制度,制订突发事件应急预案。
安全管理
进行日常安全巡查与安全隐患排查,建立安全检查记录。
2
档案室安全
设施
设备
配置
档案室建筑要求:
①楼房作档案室的,一般不要安排在顶楼或楼两侧,要远离卫生间、洗涮间、热水房等;
②档案室应安装防盗窗、防盗门,安全保管钥匙,建议安装防盗报警装置;
③档案库房不宜安装水(气)暖,上下水管道禁止通过档案库房;
④电力线路铺设必须为暗线,且选用的线材、开关、插座必须符合安全要求。
档案装具:
①铁皮档案橱,容量足够;
②配备密集架的库房电器线路应有可靠的短路保护装置,电器元件与档案载体应有隔离防护措施;
③电动密集架每列活动架的底部均装有止动保险护板,止动灵敏可靠。
防有害生物:
①应该配置防虫、防鼠设施;
②密集架库房应配备消毒设备。
空气调节设备:
配置温湿度调节设备和温湿度计,并且有温湿度情况记录。
消防设施设备:
①档案库房配置有效的二氧化碳灭火器,不能使用1211和干粉、泡沫类灭火器;
②密集架库房配置中央控制惰性气体灭火系统,并配置有效的二氧化碳移动灭火器。
防光设施设备:
①档案库房配置LED灯或加装防爆网的白炽灯,不得使用能产生紫外线的日光灯;
②档案室应配备符合防光要求的窗帘或其他防范设施。
3
档案
实体
安全
档案管理
①建立档案出入库房记录簿,并进行登记;
②定期对档案进行虫霉情况检查并建立检查记录簿