商务部内控制度.doc

1 .商务部组织架构
制度名称
商务部组织架构
文件编号
执行部门
商务部
监督部门
审计部
考证部门
商务部经理
统计主管
商务专员
资料员
发货员
招标专员
编制日期

审核日期

批准日期

修改标记
修改处数
修改日期
2 .商务部组织架构
制度名称
商务部岗位职责
文件编号
执行部门
商务部
监督部门
审计部
考证部门
1、商务经理岗位职责
(1)认真执行公司销售管理规定和实施细则,努力提高自身业务水平。
(2)负责商务部日常工作管理。
(3)负责商务部人员管理。
(4)负责商业客户的资质及铺货合同的审查、票货款正常流转,保持合理库存。
(5) 负责督促与商业公司及时对账与结款。
(6)负责搜集商业公司的动态信息及时向公司进行反馈。
(7)负责开具商业公司的税票申请并进行邮递。
(9) 负责及时解决市场出现的问题,发生重大或自己无法解决的事件应及时上报领导,并且进行跟进,直至完满解决。
(10)时掌握市场动态,保持销售渠道的畅通;向市场上传达公司的新的指令、新的精神。
2、统计主管的岗位职责
(1)根据每日的发货、回款情况按区域、分品种的进行记帐,以便于及时的得到每个区域、每个单品的销售情况和回款情况。
(2)负责管理与客户及商业公司的往来帐务,做到帐务清晰、完整;
(3)完成月、季、年的销售回款统计工作,并定期向上级领导汇报。
(4)定期与公司财务、客户及商业公司进行对账。
(5)定期按照销售合同及回款情况开出税票,并及时邮递。要求做到税票与销售合同与发货单相符。
(6)按月出具应收账款的明细并与财务部进行对账,并及时向上级领导报告。
(7)领导交给的其他统计性的工作。
3、商务专员的岗位职责
(1)负责商业公司各种信息的搜集、整理、归类、建档。
(2)负责所辖地区的招商工作。
(3)负责督促经销商完成公司的指令,执行公司政策。
(4)负责各商业公司退换货物的协调与处理。
(5)负责商业公司铺货档案的管理。(包括商业公司资质、铺货合同、发货单等。)
(6)负责商业公司铺货的月底对账,及时报给统计主管。并督促销售区域各负责人及时对应收账款进行催款。
4、资料员的岗位职责
(1)负责各种文档资料的审调、管理、领用等。
(2)负责样品、样盒、说明书、彩页等的审调、管理、领用等
(3)负责开具市场人员销售委托书及所需资料的领用邮递。
(4)负责商业公司资质的整理、归档、保管。
(5)负责每日随货资料的准备。
(6)对合同的管理。对合同实行分类、造册归档整理。
(7)负责每月与快递公司的对账和快递费用的报销。
5、发货员的岗位职责
根据各区销售内勤提供的发货单,联系物流部准确的发出货物,并及时对库存进行更新。
根据各区负责人办理完整的退货单及商务专员提供的商业公司退货单,及时的提回退货,并办理完整退货的相关手续。
开出准确的随货同行出库单(也可以是库管出具)
发货员出具每次发货的时间、货物流向、收货人,数量、批号,同时报期末库存。并报备销售部、商务部。
协同基地、西安库房完成每月销售记录。
6、招标专员的岗位职责
(1)积极有效地进行各地区招标信息的搜集与整理。  
(2)正确理解各地招标政策。 
(3)完整、准确、无误、及时地准备招标所需的各种资料并确保招标资料及时、准确的送达。  
(4)跟踪招标进展及过程的各个环节,尤其是报价、议价、发布结果及中标信息确认。
(5)积极有效的进行各地区药品物价信息的搜集及药品价格管理。  
(6)协助各地区开展药品招标工作。
编制日期

审核日期

批准日期

修改标记
修改处数
修改日期
3 . 商务部各岗位管理制度
制度名称
商务部各岗位管理制度
文件编号
执行部门
商务部
监督部门
审计部
考证部门
发货管理制度
目的:保证药品质量和规范管理,确保公司及客户利益。
范围:所有在效期内的在销药品。
责任:销售部商务部库管员
一、发货管理规定
1. 原则:先进先出、票货统一
 2. 发货管理办法
《发货申请单》后严格按照品名、规格、批号、效期、单价及金额等开具《销售出库单》并加盖业务专用章随货同行。
、库房严格按照《发货申请单》及时准确的发货货物。
“先进先出”原则,如有特殊情况,相关申请人员必须提出书面申请,发货员备案后,按需求发货。
,跟踪、查询到货情况,在商业公司收货后,要求对方及时回传确认收货凭证。
《发货申请单》一式五联各相关部门留存,以供