单证管理制度.pdf

天平汽车保险股份有限公司文件天平保发〔2009〕47号关于印发《天平汽车保险股份有限公司有价单证管理制度》的通知总公司各部门、各分支机构:为加强有价单证管理,规范单证管理工作流程,明确各部门工作职责,提高工作效率,总公司制订了《天平汽车保险股份有限公司有价单证管理制度》,现印发给你们,请认真学汽车保险股份有限公司有价单证管理制度》。1(此页无正文)天平汽车保险股份有限公司二〇〇九年三月三十日主题词:印发有价单证管理制度通知编录:朱奇红校对:成斐天平汽车保险股份有限公司2009年3月30日印发2附件:天平汽车保险股份有限公司有价单证管理制度第一章总则第一条为加强有价单证管理,规范单证管理工作流程,明确各部门工作职责,提高工作效率,特制订本制度。第二条本制度适用于天平汽车保险股份有限公司二级机构及所属三、四级机构、电销业务等有价单证的使用管理。第三条定义(一)有价单证是指公司据以承担特定保险和经济责任,标明有具体责任金额的特定凭证,并具备一定的法律效力。特点为由总公司组织统一进行印刷,单证有顺序编号、需办理入库保管、发放领用、回收登记、销号归档、销毁作废等工作流程,并且必须进行书面登记管理;如各类险种的保险单、批单、保险卡、保费发票等。(二)单证管理是指对有价单证设计、印刷、征订、入库、保管、发放、回收和销毁等事项进行管理,并对管理过程进行记录、分析、考评的一项管理工作。(三)单证管理员是指二级机构财务部从事单证管理工作的人员。3(四)部门单证专管员是指二级机构相关部门中从事与单证管理工作有关人员。(机构业务管理部单证专管员。)(五)单证档案是指记录有价单证管理工作的过程和结果,有利于公司持续经营且有保存价值的原始资料。分为管理性档案和业务性档案:1、管理性档案包括总分公司下发的各类单证管理制度、工作通知书;各类单证入库单、领用单、回销单、工作交接清单、单证领用登记帐簿、遗失单证清单;单证报废清单、管理报表及分析报告等。2、业务性档案是保险业务发生时取得或填制的,记录保险业务发生和完成情况的书面证明,包括:由客户填制的投保单,公司出具的保险单、批单、保费发票等。(六)本制度所指单证管理系统是指由总公司系统运营部开发设计的承保系统(单证管理子系统)。(./)。第四条单证管理职责(一)总公司产品研发推广部负责公司的有价单证设计,根据业务需要研制、审批、变更及废止有价单证,并对有价单证版式及用途进行维护和解释。(二)总公司财务部负责有价单证管理制度的制定及完善,负责全系统有价单证的印刷、征订、单证印刷费结算等,对机构单证管理工作进行培训、指导、检查、考评及管理。4(三)二级机构财务部单证管理员负责本机构及所属机构空白有价单证征订、验收入库、单证下发、保费发票回收、单证实物核销、单证清理、单证报废、单证销毁等操作;负责本机构及所属机构单证管理工作培训、指导、检查、考核及管理。(四)业务管理部单证专管员负责对客户经理领用的空白保单、批单数量的复核及回销确认,负责保单及批单在单证管理系统中做实物回销操作,并负责投保单、保单及批单的整理、装订及保管。(五)机构支持部负责审核分销商是否具有合法经营代理业务资格,是否符合公司发放有价单证的规定,负责空白有价单证领取、发放、回收、清查工作,确保有价单证回销的准确和完整,负责公司有价单证安全,风险防范等。(六)总公司系统运营部负责对单证管理系统的运行提供技术支持。(七)总公司办公室采购中心负责选定承印有价单证资质的印刷厂,并组织报价、招标,并与财务部共同签订有价单证印刷合同。第二章单证印刷第五条单证印刷(一)有价单证由总公司负责组织统一印刷。(二)二级机构因业务特殊需要印刷有价单证,需总公5司相关部门审批后方可自行印刷。自印单证的管理流程应按总公司的相关规定执行。(三)印刷厂的选定应符合保监会或相关监管机构的规定,具备承印有价单证的资格,并具有良好的信誉。第三章单证征订第六条单证征订(一)二级机构财务部单证管理员应定期进行库存盘点,根据库存存量,通过动支系统向总公司财务部提出征订申请,总公司财务部单证管理员负责审核,进行分类汇总后提交印刷采购订单,报送总公司办公室采购中心。(二)总公司办公室采购中心收到印刷采购订单后应在收到当日形成合同号并向相关印刷厂下订单,组织印刷。(三)有价单证征订根据业务需求,原则上每季度征订一次。第四章单证保管第七条单证入库(一)二级机构财务部单证管理员应根据征订申请,对印刷厂交付的有价单证认真核对样本,清点数量及抽验质量并在收货单上签字确认。(二)验收合格后填写《单证签收入库单》,并在单证管理系统中做入库操作(必须在收货当天做验收入库),同时将《单证签收入库单》发送总公司财务部单证管理员,作为6调