单证管理制度.doc

AEO进出口单证管理制度1、目的:为进出口业务部的正常发展,减少工作出错率,根据《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》及有关规定,特制定《进出口单证管理制度》(以下简称本制度),作为公司进出口单证复核的依据。2、定义:业务单据:与公司业务有关的单据。报关单据:与进出口报关有关的单据。货运单据:与进出口货物运输有关的单据。单据种类单据名称业务单据进出口合同等报关单据发票、装箱单、进出口合同、报关委托书、商检委托书、通关单、许可证、进出口报关单/备案清单等货运单据订舱委托书、提单、分票明细等3、职责:进出口船务部:负责进出口报关有关单证的管理4、制度规定:,制作《进出口报关统计表》,存档清单备查进出口单证必须根据公司统一编号,每月、每年进行存档管理。相关的单证资料应建立档案,装订成册,分门别类,妥善保存在专门档案柜;每个档案封存后需及时缮制《进出口单证存档清单》并置于袋里或粘贴于该档案袋封面。。,电子存档的文件名必须与照纸质文件的统一编码一致。电子存档保留至少三年。,单证员必须在一周内整理留档资质进行存档。,检查留档是否按规定操作。,以季度为单位,由部门主管进行抽查,留档资料是否合格。,将每年产生的全部留档资料进行归档并做好统计在册。。,需做好书面工作交接。。,需填写《进出口单证档案查阅/借用申请表》,必须经申请部门主管及档案管理负责人批准。,必须经档案管理负责人上一级领导批准并做好相关记录《进出口单证档案销毁记录》,在工作中不断补充完善。5、附件表单序号名称备注进出口单证存档清单进出口单证档案查阅/借用申请表进出口单证档案销毁记录表进出口报关统计表