文档管理计划方案.doc

文档管理计划方案一、方案的目的档案是一个公司工作的史册和信息库,它起着凭证、依据和史料的作用,并为开展公司管理工作提供丰富材料。档案管理得科学合理,既可以反映当时工作得情况,又可以为今后开展工作提供重要的参考资料和文献。故为了加强公司管理部工作档案管理的系统性、完整性和科学性,使公司管理部的工作形成一定的历史资料,特制定如下制度:二、文件管理内容:文件档案分类为:公司外部文件(上级文件、国家政策)、日常通知及管理类文件、会议纪要类、人事档案类(包括各部门档案类及奖惩记录类)、工作计划总结类,有关档案都将据此分类:、国家法规政策、行业管理规定各种项目申报的制度与通知。,如员工手册、国定假日放假安排通知。,以及会议纪要分发的文件领用登记表。,公司人事任免、调动与员工奖惩等。。以及年度的各部门计划总结。三、文件材料整理工作分配:1、负责部门:1)管理部:文案工作,电子档案的建立2)其他部门:全力辅助管理部完成工作2、档案资料的收集:1)公司各部门要强化存档意识,在进行工作,开展活动时,应注意上述材料的收集、整理。及时送交管理部,以便尽快存档。2)公司员工必须的离职前认真办好离职手续以及文件移交工作,管理部应将员工登记表存档。3)各部门的工作计划总结应一式两份,一份交由办公部管理存档,另一份由本部门管理。要求统一格式,统一稿纸。4)收发的文件及各种相关简报等传达或传阅后一律归入档案。3、档案的整理:由于以前工作中的疏忽或遗漏,有一部分的文件档案未入档,所以就需要及时的整理入档,可以遵循以下步骤进行整理分类1)首先按年份分类2)按文件类型进行分类,可分为5类3)遵循文控的原则将文件进行编号,并进行装订4)对于缺失的文件应尽量补齐5)建立电子档案4、档案管理原则:1)当有管理部人员在场时,直接由管理员负责归档;2)管理员不在时,应及时通知管理员,由管理员整理归档;3)管理员归档时,应详细填写档案管理纪录;4)未经过董事长或者管理部经理同意,任何人不得以私人借口借阅档案;5)调档时,必须持有管理部经理的签字证明;6)调档时,必须有档案管理人员在场做详细记录,并填写档案借阅表;7)档案一旦遗失,管理人员应立即上报有关部门并及时补档;8)档案管理员不得私自翻看档案;9)未经有关部门同意,任何人不得擅自改动档案,否则一经查实,报董事长严肃处理;10)档案管理人员必须定期整理核查档案。11)对于缺失的文件档案各部门应该配合管理部尽力去收集齐全四、档案查阅办法为了加强档案管理工作,管理部应完整、科学地保管好公