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大连铁龙实业股份有限公司总部会务管理制度
第一章 总则
为了确保公司总部各项会议的顺利进行，做到组织严密有序，服务热情周到，安全，保密，特制定本管理制度。
本制度适用于大连铁龙实业股份有限公司各项专题会议。
会务管理的原则：
组织严密有序。会议的各项活动有条不紊，各相关部门配合默契，有领导、有组织。
服务热情周到。会务工作是服务工作，应无微不至。
安全。确保与会人员的人身、财产安全。
保密。要保守会议机密。
第二章 职责分工
公司办公室负责公司各种会议的组织、协调工作，大型会议可根据需要临时抽调各部室相关人员组成会务组。
提议召开会议的部门，经主管领导审批后，及时将会议内容及相关会务需要报公司办公室，以保证有充足时间准备。
各部门参与协办，并根据会议内容需要提供相关材料和有关事宜。提议召开会议的部门及相关负责人提前3天将有关会议材料报办公室。形成的会议决议，有涉及到职能部门主管业务领域的内容，会后由该部门负责落实、督办，并及时上报相关领导或办公室。
第三章 会前准备工作
会议材料准备，会议材料一般包括：
会议工作报告；
开幕词，闭幕词或总结报告；
会议主持词；
会议决定，决议草案。
制定会务工作方案，会务工作方案主要内容：
确定会议主题；
确定参会人员；
拟定会议议程；
提出会议经费预算；
视会议的内容，拟定宣传报道方案。
安排食宿
住房安排要以与会人员名单为依据。
会议编组
召开大型会议，为便于分组讨论和进行小组活动，必须实行与会人员编组，指定各组召集人和联络员。
布置会场
会场布置包括：会标的书写，主席台的设置，与会人员座席的安排，录音、扩音、播音，摄像等设备的配置以及必要的陈设，点缀等等。
拟发会议通知
会议内容、时间、地点和与会人员一经确定，就要及时拟发简明扼要的会议通知。
会前总体检查
会前检查，一般采取两种形成，一种是由领导人听取承办部门或大