广东某某某集团公司人事档案管理规定.doc

广东某某某集团公司人事档案管理规定
目的
为了确保公司人事档案管理程序化、科学化,对人事档案进行妥善保管,规范人事档案的流转管理,特制定本管理规定。
适用范围
人事档案管理员的职责
妥善保管公司在职员工的人事档案,并做好档案的安全、保密、,不得外放,不得擅自转移，分散或销毁档案材料。
及时索要、收集、鉴别、校对和整理人事档案材料,避免张冠李戴。
办理人事档案的查阅、(借）阅档案，未经主管领导批准，不得外借,不得转出。
办理人事档案的转递手续。调出人员的档案要随人员流动及时转出，定期将离职员工的人事档案向行政部档案室、人才交流中心等部门进行移交。
经常保持档案库房整洁、卫生，确保档案库房绝对安全，发现问题及时报告，采取措施,妥善解决。
准确做好档案的统计工作,编制年度档案工作统计报表,同时做好档案资料的借阅登记工作.
为领导和有关部门提供员工的人事档案资料情况。
对丢失、损坏档案者有权提出处理意见。
办理其它与人事档案工作相关的事项。
人事档案的内容及分类归档
员工的人事档案材料分类,具体内容包括：
本人填写的个人简历、履历表或登记表;
本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；
本人自我鉴定，组织鉴定材料，对员工的考察、考核、评价材料；
劳动合同、劳动手册、社会保险等材料；
任免、异动、工资、职称等材料；
学历和评定的技能等材料;
奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；
处分、取消处分的材料；
其它有较大价值的可供参考的材料.
人事档案的收集和保管
档案收集
凡录用新员工,在其报到一个月内立档，并对新建立的档案造册登记。
对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
对更新的劳动合同、社保、工资、异动、奖惩等资料,应于每年９月集中整理归档。
立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、，应加盖
“人事档案资料章”(注明与原件同等效力)和“人事行政章".
人事档案材料统一使用A4规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
档案应分类编号后存放，档案编号与员工工号一致，防止重名重姓员工材料入档交叉,制检索目录，以便查找.
档案保管
员工人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年９月份要对档案进行一次整理、校对工作。
严格遵守保密规定，不得删除或销毁档案材料。
不得将档案存放在档案室之外的地方.
人事档案的查阅和转递
档案查阅
外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经人事行政中心总经理批准后，方可查阅。
公司各部门因工作需要查阅相关员工档案时，应由所在中心填写人事档案查(借）阅申请单（见附件一）。经理级以下（不含经理、副经理）员工档案查阅需经人事部负责人批准,副经理级以上（含副经理）员工档案查阅需经人事行政中心总经理批准。
集团公司高管、人事行政中心总经理、人事行政中心人事部经理、人事档案管理员可不经审批查阅员工