公司文书归档管理制度.doc

建筑公司文书归档管理制度第一条: 为增加公司文书管理力度,使文书归档规范化、格式化,特制定本制度。第二条: 公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。第三条: 公司设立档案室,并由专职文书进行管理。第四条: 归档的文件材料按年度立卷,公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料, 都要按照本制度的规定, 分别立卷归档。第五条: 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存), 结案后及时交文书管理员归档。工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。第六条: 遵守部门收集、管理文件材料制度。各部门均应设专人(兼职文书)负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定,人员变动应及时通知档案室管理员。第七条: 凡公司缮印发出的公文(含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等)一律由档案室统一收集管理。第八条: 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续,档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。 2、本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续,档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。第九条: 各部门兼职文书的职责: 1、了解本部门的工作业务, 掌握本部门文件材料的归档范围, 收集管理本部门文件材料。 2 、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷, 每年的三月应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好签收手续。 3 、承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。第十条: 归档范围: 1、重要的会议材料, 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等; 2 、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料; 3 、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书; 4 、本公司的指示与上级机关的批复; 5 、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等; 6 、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料; 7 、本公司职务任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料; 8 、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料; 9 、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录像等。第十一条: 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由兼职文书集中统一保管。第十二条: 各部门应根据业务范围及当年的工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。第十三条: 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门兼职文书归卷。第十四条: 兼职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款, 放入平时保存文件卷夹内“对号入座”, 并在收发文件登记