使会议效率倍增.ppt

如何使会议效率倍增——互动法简介
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要达成某个团体成员的相互沟通和行动的一致,不开会行吗?不行!!
人的一生用于开会的时间超过9000小时!
你所在的组织越成功,你用于开会的时间就越多。在美均每个中层管理者有35%的工作时间用于开会,高层管理者则超过50%——工作时间的一半以上都用于参加会议或组织会议!
你可以不开会吗?
你每周有多少时间用于开会或组织会议?
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你可以不重视开会吗?
会议的波纹效应
据哈佛大学的研究人员统计:一个15人参加的会议平均会影响到300个人的工作状况,而且影响的时间可长可短——一天,一周,甚至永远。
你我都难逃会议波纹效应的影响!
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无效会议仅仅是浪费时间吗?
警惕会议复原综合症
据哈佛大学的研究人员统计:在1千名雇员中,无效会议带l来的隐性损失每年达80万美元!
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什么样的会议是有效会议?
看会议的结果
我们达到了预期目的吗?
完成了什么任务,解决了什么问题,作出了什么决策?
方案或决策有无创新?
看会议的过程
问题是怎样解决的?决策是如何做出的?
群体合作怎么样?大家是机会均等地参与会议还是一言堂?
人们对会议的感觉如何?你感到愉快吗?你得到激励或鞭策了吗?
你组织或参加的会议有效吗?
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无效或低效会议的特征
多头怪物综合症:大家同时朝各自的方向用力,各说各话,各行其是
过程与内容混为一谈:“如何讨论”与“讨论什么”不分
人身攻击:不是评论观点而是进行人身攻击
“交通拥挤”:人太多,插不上话,没机会参与讨论
角色与职责不清:谁应该做什么的问题不明确
领导主导会议:领导、权威主导会议,其他人鲜少发表意见
信息超载:一时间脑子里要记的东西太多,记不住
一再重复:说过的东西一遍又一遍地再说
赢-输决策:结果差强人意、妥协、产生分化、热情下降
目的与期望不分:为什么开会,会上大家应该做什么
沟通障碍:不听或听不懂别人在说什么,或做错误推测
……
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一种有效组织会议的新方法
IBM、GE、施乐、美国银行
美国卫生、教育与福利部
美国社会保障局
一致推荐!
互动法
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互动法的适用范围
适用
不适用
你想从下属那里获取信息或建议
你想让下属参与解决问题或制定决策
有问题需要向下属澄清
大家自己要开会
有问题涉及多个部门而需协调解决
有问题情况不明或责任厘定不清
你有重要事情需要把下属集中到一起传达
你对要解决的问题已做出决定
所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解决起来更好
所谈事务密级较高,不宜扩大知情范围
问题属琐碎小事
大家之间怨气太大,敌对情绪太浓,需要时间平静
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互动九步曲
第1步
明确会议目的选者开会时机
第4步
确定参会人数
第5步
确定会场角色
第9步
会议备忘录
第8步
有效解决问题/拟写情况报告
第7步
填写议程表
第6步
布置会场
第3步
选择与会人员
第2步
选择会议类型
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第1步明确会议目的、选择开会时机
开会有利于交流信息、集思广益、做出集体决策,
但不利于整理信息、做具体的分析和研究、把思想形成严谨一致的文字或画面,以及许多其他适于个人独立完成的工作。
你想从下属那里获取信息或建议
你想让下属参与解决问题或指定决策
有问题需要向下属澄清
大家自己要开会
有问题涉及多个部门而需协调解决
有问题情况不明或责任厘定不清
为什么召开会议?
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