采购合同管理规定.docx

国 国美电器经营管理手册――采购系统分册
采购合同管理规定
归属体系：国美电器经营管理手册――采购系统分册
文件编号：国美－采003
撰写单位：国美电器采购中心〕〔除主合同及特价机外其它协议均用此审批单〕；
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采购合同申报过程的要求:
.1非ERP系统的合同申报过程的要求:采购合同签订前须按要求填报合同审批单，大类分为“预案〞 、“重报〞两局部〔-〕；
.：
(1)采购经销预案
(2)采购经销重报
(3)采购代销预案
(4)采购代销重报
呈报单位应根据工作需要选择正确的合同审批表单填报。
.:年号/分部代号/经或(代)销/商品类别/〔品牌名称〕/流水号/〔上报次数〕/按授权最终审批人代号：
如：2003 采沈〔经〕KT〔LG〕00008〔01〕D，即：2003年总部采购中心，沈阳分部经销类LG空调第00008号合同，第一次报总部采购中心批示〔即为“预案〞〕；
又如：2004 采沪〔经〕B&X〔荣事达〕00005〔02〕P，即：2004年总部采购中心，上海分部经销类荣事达牌冰箱类第00005号合同，第二次上报总部总经理批示〔即为“重报〞〕。
.：
.：指合同签定时所在年限，要求填写四位数字，如：[2003]、[2004]等。
.：
全国合同合同审报：
(1)全国合同代码：T
(2)分部代码:
北京：京
天津：津
沈阳：沈
青岛：青
济南：济
广州：广
深圳：深
上海：沪
成都：蓉
重庆：渝
西安：西
郑州：郑
武汉：汉
杭州：杭
昆明: 昆
哈尔滨：黑
无锡：无锡
长沙：湘
长春：吉
太原：晋
按实际情况填写合同属性：经销或代销。
(3)商品类别：共分14类，按英文或汉语拼音字母缩写：
彩电：TV
洗衣机：XYJ
冰箱：B&X
空调：KT
电脑及配件：DN
：SJ
发烧：FS
及 ：DC
碟机：DJ
照材：ZC
摄相：SX
黑小：HX
热、烟、灶：RYZ
白小：BX
(5)品牌名称：简写，最多不超过四个汉字。如：小天鹅、LG、阿里斯顿等。
(6)流水号：审批单的自然顺序号共设五位数字，每年从00001开始向下顺延，由总部各区采购中心上报时填写。
(7)上报次数：实际工作中，一份合同往往需屡次修改方可定案。此工程特指合同上报总裁审批的次数，由总部各区采购中心如实填写，共设两位数字。
如：第一次上报 [01]，即为“预案〞；第二次上报那么为[02]，即为“重报〞；以此类推。同一内容审批单需修改再报时，仍延用第一次上报时的流水号，只需在审批单上用“预案〞、“重报〞及“上报次数〞区别即可。
(8)合同审批单中的每一项必须如实填写，不得出现缺空现。象如合同中暂未涉及的条目，可用“/〞记号标出，不得漏填、误填。样机政策在预案中必须按新合同范本内容要求填写。尤其是免费样机，要求注明所有权的规属情况。凡合同范本中有的填空但在预案中没有的内容，必须全部在预案备注框处明确填写〔质保金额、漏柜金额、承诺函金额、支付方式、结算方式等必须填写〕，当发生某一条款内容为零时也要明确标注出是“零或无〞。
填写格式举例：19条：第5点返修率超过3% 。
(9)对非ERP地区转为ERP上线地区时，在ERP中录入审批过的合同时，必须按总部审批同意后的预案中条款进行合同录入〔尤其注意部长和采购中心副总经理的审批意见〕。
.2ERP系统的合同申报过程的要求：
.。
.，对合同内容进行初审，审核无误，通知分部采购经理。合同上报情况第一责任人为业务主管
〔无主管的分部业务为第一责任〕。
.，在ERP中行使审核权。
.，总部采购中心各部门干事会实时的将ERP系统中的分部上报的合同审批单打印出来，上报各部门部长，经部长、副总经理、总经理审批。
.，在ERP系统中对合同进行审批。
.，将同意的合同打印，并进行下一步的合同签署工作。对不同意的合同，按总部要求修改，重新上报。
.：
.、日两天的特价机、包销机合同必须于每周五12：00之前上报，总部须在当天审批回复。
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