控制减少办公用品费用.doc

控制减少办公用品费用
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关于降低办公费用指导性的建议
为积极响应和贯彻公司“降本增效”工作，进一步降低办公成本，减少办公费用开支，遏制浪费现象，结合公司实际情况特拟订指导性建议。
一、办公费用是指
固定资产购置费
控制减少办公用品费用
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关于降低办公费用指导性的建议
为积极响应和贯彻公司“降本增效”工作，进一步降低办公成本，减少办公费用开支，遏制浪费现象，结合公司实际情况特拟订指导性建议。
一、办公费用是指
固定资产购置费、低值易耗品购置费、500元以下办公用品及耗材费用、复印打印费、维修费等5项费用。
管理职责
1、办公费用的归口管理部门是办公室，各部门/项目配合进行。
2、办公室的职责：
(1) 拟定年度办公费用的总指标，根据公司审批通过的总指标或预算进行分解指标；
(2) 指定专人按月对办公费用进行统计，分摊费用到部门/项目与人，每月10号前出上月的统计报表；
(3) 按月收集各部门/项目固定资产、低值易耗品、办公用品及耗材的采购并汇总；
(4) 负责办公费用的统计、审核并按月分解到个人，公用性质的办公费用分解到各部门/项目（公司公用的办公费用分到办公室但不纳入办公室办公费用考核）；
(5) 负责固定资产购置费用、低值易耗品购置费用以及办公用品和耗材费用、维修费用的请款以及报销手续办理；
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文件，即不可再利用，各部门应及时销毁。
5、严格控制办公用品及复印纸张的领取，1包以上（含1包）的复印纸必须经部门经理签批，并做好纸张用途及数量登记，接受质检的监督检查。
6、电脑、打印机、复印机、传真机、照相机等设备，要落实管理责任，加强管理延长其使用寿命，在使用中出现故障以检查维修为主，使用期不考虑更换。尽量减少硒鼓、墨粉等材料的消耗量，避免因保管及使用不当导致损耗，降低办公设备消耗；电脑设备不能维修的，统一由电脑部整合作零部件再次利用。
7、加强复印机管理，各部门每次复印时在复印登记本上签字，综合部随时抽查登记情况。财务对各部门办公用品使用情况进行季度专项检查，并将结果纳入其绩效考核。
8、办公笔提倡选用钢笔和墨水，减少中性笔或签字笔申购，重复利用中性笔或签字笔笔套，达到降本的目的。
9、减少申购，物品公用。如照相机、复印机、打印机（网络打印）等，由专人保管建立内部借用登记制度。如需外借，未经领导批准，保管人不得擅自外借，如因私自借出或使用保管不善造成损坏、丢失的，按《酒店财务制度》进行赔偿。
10、来访人员接待视情况提供一次性纸杯，尽量减少一次性纸杯的使用量。
五、办公配套费用控制
1、用电
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（1）春秋季减少空调的开启;
（2）冬夏季根据天气情况，适度控制空调温度。办公区域夏季（室内温度26℃以上）开启空调;冬季（室内温度18℃以下）开启空调,离开办公室必须关闭空调；
（3）开空调时不准开门窗，工作时间提倡每天少开1小时空调;
（4）碎纸机、复印机用后立即关闭电源；
（5）饮水机下班后关闭电源；
（6）办公电脑长时间不用时，应关闭电脑显示器；下班前1分钟应关闭办公室内全部电器设备。
2、纯净水
（1）各办公室要合理使用纯净水，减少水资源浪费；
（2）不得用纯净水涮杯子，浇花草。
以上建议主要是通过部门加强办