公司内部信息管理.docx

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第二条管理分工和内容
1、综合信息系统由总经理办公室负责:主要范围为国家、地方法律法例、政
策文件;国家、地方社会经济、科技发展动向;本公司及公司经营管理;公司整
体规划、计划及有关综合统计汇总信息、资料;公司定阅的图书、报刊、杂志资
料。
2、行政信息系统:由综合办负责,主要范围为地方政府、上司公司文件、指
示;公司各种公函、来函电记录;办公用品功能和市场价钱;车辆运转、维修及
耗费状况。
3、人事信息系统:由综合办负责,主要范围为国家、地方劳感人事;薪资福
利;社会保障政策;人材市场信息;人事、薪资档案;以及人员培训、查核、考
勤等人事履行状况。
4、财务信息系统:由财务部负责,主要范围为国家财务、会计、税收、利率、
汇率制度、政策;公司上司、本部和部下公司财务报表;资本使用状况;国家通用的会计、审计、税收老例、准则;公司融资、社会资本走向;金融、钱币、财政信息。
5、其余信息系统:依据实质状况可由各部门成立。
第三条信息办理程序
公司信息办理流程包含信息的采集、加工、储存、使用等几个环节。
第四条信息采集渠道
1、公司内部各部门已有的生产、经营、管理活动所记录的。
2、公司外面公共图书、情报信息机构采集的。
3、经过社会检查、出门观察获取的专题信息。
第五条信息媒体
1、统计报表。
2、报纸、期刊。
3、年鉴。
4、书本。
5、原始记录和文件。
第六条信息的加工
信息加工方式有:
1、挑选:环绕公司的中心工作、参照价值大、有前瞻性和启迪生用的原则进
行选择。
2、鉴识:核实和查证,披沙拣金,衡量功效。
3、分类:按公司需要分类。
4、综合:对信息进行定性定定量剖析,对其进行编写和研究。
第七条信息的储存
1、成立信息档案。
2、信息储存电子化,即经过运用计算机信息管理系统技术。
第八条信息的使用
1、为领导决议服务,即信息自下而上的传达,供给决议依照、素材。
2、为公司各部门平时经营管理事务服务,即信息自上而下的传达。
3、为公司各部门平时经营管理事务服务,由各个信息系统自履行用信息或上
下传达。
4、为公司协调工作服务,即信息平行的传达。
5、为特定的咨咨询题服务。
6、为适应管辖区的政府及有关部门需要服务。
7、为公共关系目的服务。
第九条公司领导及业务系统需要其余部门供给的信息,可与综合办联系,综合办安排有关部供给信息。
第十条信息的反应
1、成立信息反应体制,评估信息管理成效、效率,改良信息管理作业。
2、成立信息管理保密制度,拟定信息管理流程的权限和责任体系。
3、信息系统需要投资,耗资人力,公司成立信息系统需要在齐备性、先进性、
现代化、合用性、成效间衡量。
4、信息系统成立本着一次规划、分步实行原则,高起点计划,逐渐由小到大
实现现代化、正规化。
第三章客户信息管理
第十一条客户的定义
1、公司客户为与公司有业务来往的供给商和经销商。
2、公司有关的财务、广告、公关等辅助机构,可列为特别的一类客户。
第十二条客户信息管理
1、公司销售部负责公司全部客户信息的汇总、整理。
2、公司成立客户档案,并编制客户一览表供查阅。
3、客户档案的成立
1)每发展、接触一个新客户,均应成立客户档案户头;
2)客户档案适合标准化、规范化,摸清客户基本信息,如客户名称、法定代表人、地点、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。
4、客户档案的更新、改正
(1)客户单位的重要改动、与本公司的业务交往,均须记入客户档案;
(2)对客户单位的重要改动事项、与本公司的业务交往,均须记入客户档案;
(3)累积客户年度业绩和财务状况报告。
第十三条业务员与客户接触的重要事项,均须报告销售部经理,不得限制在业务人员个人范围内。
第十四条调离公司时,不得将客户资料带走,其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。
第十五条客户信息查阅权限,未经总经理赞同不得任意调阅客户档案。
第十六条客户管理
1、招待客户,按公司对外招待方法办理,对重要的客户按嘉宾级别招待。
2、与客户的信件、传真、长话交往,均应按公司各项管理方法记录在案,并
整合在客户档案内。
3、对一些较重要、将来将发展的新客户,公司要有专业人员与之联系,并建
立联系报告有关表单。
4、负责与客户联系的职工调离公司时,应由公司销售部实时通知有关客户,
指派其余职工顶替调离职工快速与客户成立联系。
第四章对外信息的表露
第十七条采集到的信息应在公司信息公布平台上共享,的确有保密要求的应注明密级、信息题目与公布时间、信息公布部门,以备查问和查核。
第十八条信息表露要合时、适量、规范、有效、有分寸和恰到利处,不可以过早、过晚、过分、过分。
第十九条要成立稳固、靠谱、可控的信息表露渠道。
第二十条其余信息的公布
1、凡经公司领导、部门认定的可供对外流传的信息,均可表露,公司责成信
息部成立信息表露范围清单。
2、供表露的信息须经各级领导初审、终审后才可按确立口径、流传媒介、发
布方式流传。
3、公司各级密级的信息,未经特许和特意程序,不得对外公布。
第二十一条信息表露程序
1、对外信息公布由信息部拟定计划或申请报告。
2、报经总经理审查赞同。
3、经过必定渠道向外公布。
4、各部门向上司主管上报公司资料,按各部门管理程序办理。
第二十二条外面来访和信息公布
1、凡外面来访均由行政部招待和安排。
2、重要采访活动,行政部应从头至尾陪伴,详作记录或拍照、录像。
3、若有稿件外面媒体发布,须在发布前由董事会秘书阅稿,经赞同才可播发。
第二十三条负面信息的办理
1、凡因公共传媒中有误导本公司的信息,均应立刻公布正确信息予以澄清。
2、对非公然或有密级的信息,需要向外表露或许失密,应采纳对策,控制信
息流传范围,减少损失。
3、关于媒体或其余渠道流传的公司负面信息,综合办实时向公司总经理报告,
并实行应急方案,报经董事秘书赞同后采纳相应的举措除去负面信息的影响。
第六章附则
第二十五条本制度经公司总经理赞同后履行。
第二十六条本制度自觉布之日起履行,其余与本规定相矛盾的以本规定为
准。
第二十七条本制度由董事长秘书处负责解说、增补、履行。
信息查问流程图
一般信息
结
一
果般
查
询
登
记
信息查问员

查问者
业务信息
结
果
申请查问信息表
信息部经理部门主管
赞同审查结
批阅
果
部门经理