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对秘书工作的认识
对秘书工作的认识
一、起草文字材料是一项艰辛的脑力劳动
起草材料之前,首先需要弄清指导的意图,然后精心构思,认真考虑,阅读大量的相关资料,才能投入写作,一份文字材料,往往要经过屡次修改才能完成。起草文字材料是一项艰辛的脑力劳动,有时材料要得急,为了赶写材料,经常需要加班加点,打通宵、“连轴转”都是家常事。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候,往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的时间。而且,这种超负荷的劳动不分“淡旺季”,是常年不断的疲劳战。因此,假设没有吃大苦、耐大劳的精神,是干不了、干不好文字秘书工作的。这项工作虽然劳累辛苦,但苦中也有甜。每当一份材料完成得到指导的肯定和赞许时,每当自己的思路和观点被指导所采纳,都是文字秘书最快乐和最欣慰的时候。其实只要自己的劳动被组织、被指导、被同事所认可,对企业的开展有益,那么,所有的苦和累就都是微缺乏道的了。
二、做好效劳是文秘工作者的一项根本工作
文秘工作是一项辛苦又荣耀的工作,为指导、为基层、为职工效劳,是企业文秘人员的天职。不管是起草文件、撰写讲话稿,还是搞行政效劳工作,它的成绩和效益都不会非常明显。因此,文秘人员必需要进步自己的思想境界,树立不为名、不为利、埋头苦干、无私奉献的精神,甘当“无名英雄”。这很容易使一些同志对自己工作的价值产生疑惑,认为文字秘书的岗位太普通,太平凡,做不出什么大的成绩。确实,文字秘书的岗位是普普统统、平平常常、不引人注目的,但这并不能说明文字秘书的工作不重要,更不能说文字秘书不能有大的作为。众所周知,对于企业来说,大到各项方针政策的制定,小到每项详细工作的组织施行,都离不开文字工作。文字秘书所写的文字材料首先必须充分表达指导的意图,这是由办公部门的性质所决定的,但并不排斥文字秘书个人创造性的发挥。在不背离指导意图的前提下,文字秘书完全可以把自己经过学习考虑、调查研究形成的思想观点融入到材料之中,提供给指导做决策参考。因此,从事文字秘书工作的同志,要正确地对待自己的工作岗位,立足于本职工作,自觉为指导和其他职能部门做好效劳。
三、做好是对文秘人员的一项根本要求
一个文秘工作者,经常会接触到本单位的机密。因此,文秘人员必须时刻保持清醒的头脑,做到不该说的“守口如瓶”,不该做的“纹丝不动”。在工作中,还要防止计算机、机等办公设备的泄密,决不能把指导讨论未决的事情泄露出来,给单位工作造成被动。
因此,一个文字秘书工作者,作为指导与职工、指导与各部门之间联络的桥梁,一言一行,都直接或间接地影响到单位的形象。文秘工作的这种特殊性,要求每一个文秘工作者应当认真学习,自觉加强思想、作风修养。
同时,还必须具备以下素质:
一是结实树立忠诚的思想。要忠实于企业,老实做人。文秘人员的品德优劣直接关系到工作大局和指导在职工中的形象。因此具备忠诚的品德尤为重要。文秘工作者在任何时候都要作风正派、光明磊落,做老实人,办老实事,说老实话
二是结实树立敬业的思想。要热爱本职工作,忠于职守。文秘工作岗位重要,责任重大。只要每位文秘工作者树立了正确的人生观、价值观和从业观,不断增强做好文秘工作的责任感和荣耀感,把做好自己的本职工作作为崇高的职责,尽心尽力,爱岗敬业,就一定可以在平凡岗位上做出成绩来。
三是结实树立奉献的思想。要不计较个人得失,具有任劳任怨的工作精神。文秘工作繁杂,辛苦,应当甘于吃苦,乐于奉献,埋头苦干,坚持做到以事业为重,工作为重。
四是养成踏实的作风。要坚持实事求是的工作态度。不管办文、办事,还是进展信息调研、催促检查,都要从客观实际出发,反映的问题,都应是真实可靠的,决不能道听途说,凭主观臆断。
五是养成高效的作风。要力求事半功倍的工作效率。文秘工作的重要地位和作用,要求文秘人员的工作应当是高效的,文秘人员应当树立效率的观念,具有雷厉风行的作风、科学的组织才能,以保证工作任务的圆满完成。
秘书工作的定位
秘书是指导者的综合辅助人员,负责沟通信息、辅助决策、综合协调、会议、草拟文件、时间管理等主要职能。秘书既是管理人员,也是业务人员。秘书工作的主要目的是为指导者提供及时、真实、准确的信息,让指导者的决策根据更为充分、科学,并推动决策有效地落实。秘书工作,是秘书群体围绕指导者进展管理过程中所开展的一系列辅助性和效劳性的工作。
对秘书的要求
秘书一定要有过硬的文化素养和较高的工作才能。
首先,作为指导的秘书,应该稳重干练,坚持正确的政治方向。一个秘书要有清醒的政治头脑,在重大原那么和大是大非面前不能糊涂,不能人云亦云,更不能见风使舵,左右摇摆,随随意便发表议论。
《省委书记》一书中为我们展示了一位年轻秘书,郭立明,在一念之间的失误,使他的前途毁于一旦,因为省委副书记宋海峰帮他给父母找到房子,所以他与宋海峰走的较近,后来宋海峰出事他也被牵连了。本来这位秘书也是很认真负责的,他有一本很厚的工作日记,记录贡开宸书记的每一点活动。但就因为没有把持住自己,以贡开宸的名义替宋海峰传话,违犯了组织纪律,而受到了惩罚。
其次,作为指导的秘书,要想指导所未想,时刻替指导着想,保持清醒的头脑。
《省委书记》中还有一位优秀的秘书——焦来年。他不仅成熟稳重,还把与贡开宸有关的事情都记得清清楚楚。比方有一次贡书记自己都忘记了“11·14”家庭聚会,但焦来年却记得,并且为之做了准备。还有一次贡书记在办公室想事情,焦来年就一直等着,因为他明白贡书记的心思,他意料到贡书记会有事要他去办。
第三,作为一个秘书,要知道什么该说,什么不该说,要严格遵守保密性原那么。
由于秘书往往跟指导走得很近,不仅在许多方面直接参与指导决策,而且还掌握着包括指导个人隐私的一些鲜为人知的机密。所以,秘书在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸,对什么该说什么不该说,必须心中有数,不能为了哗众取宠、一时兴起而口无遮拦。否那么,不仅会泄露一些工作机密,而且还可能损害指导者的形象,于工作、于己都不利。
郭立明之所以被免去秘书的职务就因为他没有坚持原那么,因为一点小恩小惠就立场不坚决了,所以他不能成为一名优 秀的秘书。因此作为一个秘书,要经得住考验,纯洁自己的心灵,端正自己的人生观与价值观。
第四,作为一个秘书,要具备良好的人际关系和协调才能。秘书每天都要和上司、同事、来宾、部门等接触和打交道,因此必须乐业敬群,以优雅的举止谈吐和高素质的修养创造良好的人际关系。
从这个意义上说,秘书应当是一位出色的公关人员。特别是和指导的相处中,更应该处理好自己和指导的关系。理顺与指导的关系,尊重而不奉承吹捧,主动而不越位脱轨,服从而不盲从附和。
最后,作为一个秘书,要有一定的智谋,工作要积极,要有思想,能为指导出谋划策。焦来年总是可以给贡开宸一些好的建议,他很清楚地知道什么时候该说话,什么时候不该说话,他在“大山子”的问题上给贡开宸的帮助很大。因此,焦来年应该称得上是一位称职的好秘书。
秘书工作的任务
秘书工作的任务主要分为三类:
第一类是日常程序化工作。接听,向询问者提供信息,记录留言,转接;收发与回复日常邮件;撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告;会谈、会务安排;安排商务旅行,做好预订工作;将信件及其他记录归档;备份信件及其他文档;接待访客;采购、分发和控制办公用品等等。
第二类是指导临时交办的工作。在日常工作中,有时遇到重大事件时,指导要经过深思熟虑才能做决定,而这种决定往往是临时性的,此时就需要秘书积极地响应指导,使指导的决定落实下来。
第三类是智囊性的辅助工作。作为一个秘书,应是指导工作的辅助者。秘书人员应具备辅助决策的意识,进步辅助决策的才能,做指导的参谋和助手。当指导遇到比较困难的问题时,秘书应迎难而上,及时为指导者排忧解难。
总的来说,秘书其实是一项很有挑战性的工作,要做一位合格的秘书是需要付出宏大地努力的。因此,我们这批将来的秘书应该英勇的迎接挑战,努力学习,为将来的工作打下坚实的根底。在当今这个开展较快的时代,我们要想在社会上有立足之地,就一定要有足够的才能,时机永远只会给有准备的人。我们要适应社会的开展,就要不断地学习,进步自身的才能。