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公文格式与写作
一、公文的源流
“公文”一词,最早见于西晋陈寿所著的《三国志》,其中《》说:“公文下郡,绵绢悉以还民,上下欢喜,郡内遂安”。
其后,南朝宋范晔所著《》说:“州郡忌讳,不欲闻之;但更相告语,莫肯公文”。
我录是甲骨文,如“大王令众曰协田,其受年”,可以说是我国最早的公文,类似现行公文中的“命令”。
我国现存最早的一部历史文献总集:《尚书》,是一部以公文为主的最早辑录和汇编公文的选集,书中所载:“皆典、漠、训、诰、誓、命之文”。
秦汉时期,我国的公文体制和写作已臻完整,出现了许多情辞并茂的公文名篇。如秦朝的《谏逐客书》,就是当时作为客卿的李斯给秦王的“意见报告”。李斯在“报告”中开陈利害,反复论证,力陈秦王“不论是非,不论曲直,非秦者去,为客者逐”的不明智举措,不利于秦国的发展和强大,最终说服秦王收回成命,并恢复李斯的职务。
秦始皇统一中国后,改“命”为“制”,改“令”为“诏”,改“上书”为“奏”。秦代的“书同文”,不仅仅是文字的统一,其中也包括了文体格式和名称的统一。
汉代以后,公文有了进一步的发展,其名目也趋繁复,如制、诏、诰、敕、册、策、疏、表、旨、谕、令、檄等等。大体发展脉络是:魏晋南北朝时期,文学开始从文章中独立出来。唐宋时期,公文走向成熟。元明清时期,公文进入稳定发展阶段。
公文的发展,与各个时期国家发展的实际需要相适应。
在浩如烟海的古代公文中,名篇迭出。如
贾谊《治安策》、《过秦论》、晁错的《贤良对策》、《言边事疏》,诸葛亮的《出师表》,魏征的《十渐不克终疏》,李密的《陈情表》都是公文佳作。
此外,曹操、范仲淹、李纲等公文写作素负盛名,唐宋八大家以及清朝的林则徐、张居正、海瑞、左宗棠、康有为等也留下了斐然可观的公文名作。
辛亥革命以后,公文发生了革命性的变革。南京临时政府制定的《公文程序》规定,政府机关的公文类型主要有令、布告、状、咨、公函、呈、批等,废除了历代封建王朝使用的制、诰、诏、旨等帝用公文名称,但公文用的仍旧是文言文。
1934年,国民政府曾颁布过公文程式,又对公文种类和用法作了若干规定,文体上夹用白话,出现了半文半白的间杂体。
新中国成立后,中央政府逐步建立了自已的公文系统,并不断加以完善。1951年,政务院颁布了《公文处理暂行办法》,明确了公文工作的基本原则和指导方针,统一了公文种类,规定了公文体式,确定了公文处理程序。
此后,1957年、1981年、1987年、1993年和2000年一再就国家行政机关公文处理办法颁发文件,不断调整和完善,以规范公文的写作,使我国公文更健康地向前发展。
二、公文的含义
我们现在讲的公文的处理办法和公文写作,主要参考的是公司2008年印发的《公文处理办法》和南方电网公司下发的《总部公文处理办法》,这两个《办法》都是根据国务院《国家行政机关公文处理办法》制定的。
《办法》明确规定:公司公文是管理过程中形成的具有约束效力和规范体式(或格式)的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布制度、规定和措施,请示和答复问题,安排生产经营活动,布置和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具。
三、公文的种类
1、命令(令):适用于公布重要的制度、规定,宣布施行重大措施。最典型的例子就是南方电网公司的1号令、2号令。
2、决定:适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员。
3、通知:适用于发布制度、规定;批转所属单位的公文,转发上级和不相隶属单位的公文;要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。这种文体应用得最普遍。
4、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
公司常用的公文种类主要有10种:命令(令) 、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。