房地产公司采购管理实施细则.doc

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XXXXXXXXXXXXXX房地产公司
采购管理实施细则
第一条为规范采购行为,控制采购成本,保证采购产品的质量,保障工程进度,根据总公司采购管理规定,特制定本实施细则。
第二条本细则中采购包括产品的采购和服务。
(一)产品是指工程需用的材料、设备、部品等。
产品具体包括钢筋、水泥(包括商混和添加剂)、门窗、电气主材、卫生洁具、电梯、电气设备、供水设备、采暖设备、通风设备、消防设备、智能化设备等依据双方合同约定的材料、设备。
(二)服务是指工程的勘察、设计、施工、监理、广告宣传及技术咨询等。
第三条机构与职责
成立采购领导小组,成员由经理层,工程部、项目部、财务部、综合部等部门的负责人组成,必要时可吸收相关专业人员参加。
(一)采购领导小组负责采购活动的监督和考核,采购计划的审批,确定合格供应商和中标人,并根据授权签订合同。
(二)综合部负责组织招标文件及合同的评审和存档,授权委托的审批办理。
(三)工程部负责物资采购工作的组织、采购计划的编制、招标文件和合同的起草、采购活动的实施以及计划的申报,并负责组织对供应商的考察。
(四)财务部负责材料、设备出入库后的相关款项的转帐、款项支付。
第四条采购方式
(一)采购方式包括公开招标、邀请招标、询价采购等。
(二) 采购的分类标准
1、公开招标
国家要求必须公开招标的项目。
2、邀请招标
(1)设备、材料、房地产部品估算价在10万元以上的;
(2)勘察、设计、监理、物业管理等服务项目;
(3)分包合同额50万元以上的;
(4)10万元以上的技术咨询服务;
(5)其它需要邀请招标的项目。
提供专有服务、勘察设计采用特定专利或者专有技术的,经总公司造价合约部批准,可以不进行招标。
3、询价采购
上述1、2款规定之外的采购项目;
第五条采购计划编制
(一)采购计划内容包括项目名称、物资名称、规格型号、单位、数量、预算数量、所需资金、需用时间、采购方式、编制单位、计划编号等。(《采购计划表》见附表1)
(二)物资采购计划上报时间
1、普通建材要比进场时间提前30个工作日。
2、门窗、设备等要比进场时间提前90个工作日。
(三)计划上报和编制程序
1、施工单位自己承建和分包的项目所需物资,由施工单位根据施工图编制物资申报计划,经监理和项目部现场专业技术人员审核后,报工程部采购管理人员。(《物资申报表》见附表2)
2、建设单位直接分包的项目所需物资,由项目部现场专业技术人员编制物资申报计划,经监理审核,汇总到工程部采购管理人员处。
3、工程部采购管理人员根据各单位上报的物资申报计划,编制物资采购计划。
4、物资采购计划通过采购领导小组批准后实施。
(四)计划的变更和调整
在施工过程中,因设计变更等原因,使物资需用量和品种(规格)发生变化时,施工单位需按程序重新上报计划,由工程部采购管理人员对计划进行调整。已经定做的物资,由于计划的变更造成建设单位损失的,由采购领导小组分析计划变更原因,确定损失承担责任人。
(五)材料代换
计划采购物资在市场上购买困难时,工程部要及时反馈信息给采购领导小组,并由工程部协调设计部门,对材料进行代换。
第六条采购文件编制与评审
(一)工程部根据批准的采购计划,按采购内容编制招标文件或询价单报综合部,由综合部组织评审。招标文件须包括以下内容:招标项目综合说明;招标要求;投标须知;合同主要条款;投标文件格式;报价方式;技术条款;设计图纸;评标标准和方法;投标辅助材料等。(《询价单》见附表3)
(二)采购文件评审
1、属于公开招标的
由采购领导小组对公开招标文件进行评审,评审通过后,将招标文件连同《招标文件审批表》(见附表4)报置业公司造价合约部复审。复审通过后,由招标代理机构组织招标。
2、属于邀请招标的
由采购领导小组对邀请招标文件进行评审,第四条(二)款规定的限额以上的邀请招标项目,在公司自评的基础上,报置业公司造价合约部进行复审;复审通过后,由工程部组织招标。
3、询价采购的
工程部负责组织对询价单进行评审,经采购领导小组审核后,向合格供方清单内的供方实施询价。
(三)确定合格供方
1、对公开招标或邀请招标的采购项目,由工程部组织对潜在的投标人或有意向的投标人的业绩、资质、产品或服务的保证能力、信誉及售后服务等方面进行评价,填写《供方评价表》(见附表5),由采购领导小组对供方进行评价;对评价合格的供方,工程部编制《合格供方清单》(见附表6),合格供方一般不少于3家。合格供方清单连同供方评价表及合格供方档案报采购领导小组审批。
2、对询价采购项目,工程部负责供方评价,采购领导小组予以审查批准。相关记录,由工程部保存备