工程档案管理办法.docx

世茂集团
工程档案管理办法
编号:
版本:第1版
页数:
生效期:
一、目的
随着集团项目日益增多,开发建设速度日益加快,竣工交付任务日益艰巨。工程档案作为项目竣工验收备案重要部分,为确保档案归档的及时性、完整性、准确性,确保项目竣工验收备案及按期交房,特制定本办法。
二、适用范围
集团所属区域、项目公司
三、术语的定义
:指工程自立项、设计、施工、竣工直至交付使用全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料的总称。
结合项目工程管理情况,工程档案划分为二大类:
工程档案
工程竣工档案
工程文件

:指在集团、区域、项目内部工作往来的文件。
:指用于甲乙双方日常工作联系的文件。
:指因工作事宜需向上级提出请示要求批复,或向上级汇报某项工作事宜的文
件。
:指用于设计变更、技术洽商、现场施工管理等产生变更或协商事宜,必须通知对方单位的文件。
:指发生工程变更,产生相应完工确认。
:指按承发包合同约定,一般由承发包双方代表就施工过程中涉及合同
价款之外的责任事件所作的签认证明。
:指监理单位组织建设单位、施工单位、设计单位等相关单位,在收到审查合格的施工图设计文件后,在设计交底前进行的全面细致熟悉和审查施工图纸的活动。
:指表示工程项目总体布局,建筑物的外部形状、内部布置、结构构造、内外装修、材料作法以及设备、施工等要求的图样。

:指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
:指施工单位在工程施工过程中所形成的技术数据、反映质量情况的文字记录和质量保证资料。
:指工程竣工后,真实反映建筑工程项目施工结果的图样。
:指监理单位在工程监理过程中形成的文件。
:指工程项目在竣工验收过程中形成的各类验收文件、审查意见及报表。
四、职责
,分级管理的原则。由集团运营执行董事统一领导,
设立以集团、区域、项目三级管理机制。
,为区域、项目工程档案管理工作做好培训、督导和检查工作。
,及时将工程档案完成情况反馈集团行政部,并提出整改意见或建议。所辖项目工程全部结束后,区域综合管理部要对工程档案进行全盘统一管理。
,做好工程档案日常管理工作。在各施工单位进场后,协同工程部召集各施工单位、监理单位相关责任人召开资料交底会议。做好项目竣工后工程档案归档入库保管工作。
,做好工程档案从收集、整理、立卷、归档、汇总、报验等一系列工作。每季度组织对施工单位工程竣工档案完成情况进行检查,确保工程进度与工程档案收集基本同步,并将季度报表报区域或片区汇总后报集团行政部。(季报格式参见附表1)
,负责做好承包项目施工过程中各阶段技术文件和图纸的收集、整理、立卷、归档等工作,负责收集、汇总各分包单位形成的工程竣工档案,配合甲方完成工程竣工档案的报验工作。
:负责做好承包项目施工过程中各阶段技术文件和图纸的收集、整理、立卷、归档等工作,并及时移交总包单位。
:负责施工现场监理过程中文字资料及各种信息的收集、整理、立卷、归档等工作,对总分包单位工程竣工档案进行专业把控,协助甲方做好资料检查工
作。
五、流程/流程图
:

办理移交
负责日常收集、整理、年度立卷、保管
工程档案管理员
项目竣工
项目综合管理部
验收入库

工程前期及竣工验收文件:
负责日常收集、整理、立卷、保管
工程档案管理员
报城建档案馆验收备案
项目竣工
验收通过
办理移交
物业管理公司
项目综合管理部
移交(复印件)移交入库
施工技术文件、竣工图、监理文件:
施工/监理单位资料员
负责日常收集、整理、立卷
报城建档案馆验收备案
项目竣工
办理移交
验收通过
项目工程管理部
检查接收
物业管理公司
项目综合管理部
移交(复印件)移交入库


工作完成
工作联系函、工程联系函、工程会议纪要、签报、工程变更指令、完工确认单、现场签证单、图纸