优秀秘书与行政助理培训课件.doc

专业秘书与行政助理培训课程安排(一)行政文秘人员角色认知(二)<a name=baidusnap0></a><B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>日常工作技巧(三)拉进关系的谈话技巧(四)与上司沟通的技巧(五)公务接待的技巧(六)行政文秘人员的职业形象专业秘书与行政助理培训(一) 行政人员的角色认知你适合做行政人员吗? 什么样的人适合做行政人员? 个人条件什么样的人适合做行政人员? 个性要求自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣品质要求行政人员需具备的能力办事能力沟通能力行政人员需具备的能力(一)办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力行政人员的角色扮演角色扮演图成功行政人员的“七”高综合素质高权大责高薪水高说服的本领高发展愿望和前景高道德水平高成就感高专业秘书与行政助理发展培训(二) 行政人员的<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>事务行政人员的日常工作行政人员日常工作的三大特征多样性与系统性的统一辅助性与主动性的统一原则性与灵活性的统一行政人员日常工作<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>环境布置邮件的收发与传阅妥善安排约会<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>布置的原则根据现在会议室的布置,请点评<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>布置的优、缺点<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>布置的原则(一) 整齐清洁、采光良好; 走道上不要放置有碍行走的物品; 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式; 使用同一规格的档案柜、高度一致,增进美观; 将电脑、传真机、复印机等大件办公设备,安置在一个区域内,便于电源接线、管理和保养。<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>布置的原则(二) <B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间,湿度应保持在50%; <B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物; 办公桌和办公区域要保持清洁。创造满意的工作场所办公家具规格统一办公桌色彩统一办公设备区域统一百叶窗角度统一照明灯光线统一创造满意的工作场所不准错误使用不准不懂乱修不准无理由乱拿不准破坏设备整洁不准长期占用办公用品的选购原则满足工作要求提高工作效率节约人工费用树立企业公众形象邮件收发与传阅注意事项收信件细节上司或同事的私人信件原封送交;
“误拆”应立即封口、签名、致歉; 裁开或剪开封口,保持信件完整; 检查信封内有无单据或名片,避免遗漏; 如有必要,可以登记信封的信息案例讨论这位行政人员/员工的工作应该如何改善? 强化档案管理强化“文档一体化”意识把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门立卷”工作公文立卷归档是文秘工作的最后环节,却是档案管理工作的开始环节,是真正的衔接点。妥善安排上司的约会约会安排的原则安排约会需要注意的细节安排上司约会的原则配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会妥善安排上司的约会案例:1、2 请指出这位行政人员在安排上司约会时体现了哪些原则? 安排约会需要注意的细节(一) 有些时间不宜安排约会出差回来当天周末或假日临近下班安排约会需要注意的细节(二) 下班前将第二天的约会事项填进小卡片,一张交给上司,一张交给司机,一张自己保存。安排约会需要注意的细节(三) 安排约会需要注意的细节(四) 按照需要,记录会面内容; 保留会见人联系资料,以便万一取消或是更动时间可及时通知对方; 随时提醒自己的上司准时赴约; 每天上班之前请上司核对他的日程表。案例评论这位行政人员的做法说明了行政工作的什么特性? 安全与保密工作积极防范突出重点有保有