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资料档案管理办法
为了加强档案资料工作的科学管理,逐步实现档案工作规范化,不断提高档案科学管理水平,更好地为本单位各项工作服务,根据国家和省市档案局文书档案工作的要求,结合本单位工作实际,制定本管理办法。
一、资料档案管理归档范围
凡是反映本公司经营管理活动和历史面貌的具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、照片、底片、录音带、录像带等均属归档范围。
二、归档文件的整理原则及质量要求
1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律,保持文件之间的有机联系, 区分不同价值,便于保管和利用。
2、归档文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。
3、己破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4、归档的文件材料应完整、系统、准确,必须是原件。
5、保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。
6、案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
7、文件材料的归档必须办理移交手续。
8、归档时间
,声像档案可根据实际情况提前归档。
,于第二年六月三十日以前归档。
。
,应先办理档案交接手续,再办借阅手续,使用完毕,及时归还。
9、各类文件材料一般归档一式一份,重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。
三、归档文件的整理方法
重视平时积累,建立机关的搜集、整理制度,加强指导监督,确保文件材料齐全完整。
1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。
2、及时收集: 对办理完毕,属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各部门完成任务后按工作任务跟踪单上的内容,必须向档案工作人员交纳相应的全部文件资料。
3、严格检查: 同一事由的文件是否齐全,各内部机构文件种类、是否齐全,正本、底稿、附件是否齐全,应逐一进行检查。并逐件检查是否处理完毕为生效文件,文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求等。
4、随办随归:“办”是指办理完毕,“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。
5、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等,进行分门别类,登记在册,做到有目可查,运转有序,保管安全。
6、建立制度:保障文件材料齐全完整、安全保管等有关制度,把文件材料的归档工作纳入各部门及全体管理人员的职责范围。
7、加强指导监督:档案工作人员对各级领导要经常主动宣传,对各部门文书处理人员、办公室秘书等人员要注意经常进行指导、监督,以确保每个工作环节做到对文件材料认真负责。
四、立卷程序
(一)立卷的原则
1、遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
2、卷内文件材料必须准确反映我公司经营管理活动的真实内容,手续完备,制作有利于长期保存。
(二)立卷的组合
一般应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系密切。形式按下述内容和顺序进行:
1、会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以多会一卷,一会一卷,一会数卷。
2、统计、报表、名册等文件,按照格式名称组卷。
3、公司管理和业务活动形成的文件、调研材料等,一般按单一问题组合。
4、工作计划、工作总结等文件,一般可按责任者(部门)或文件名称组合。
5、简报、刊物等,按期号组合。
6、在归档的文件材料中,每份文件的正件与附件、正文与定稿、请示与批复、转发文件与原件、不得分开,文电应合一立卷。
7、专题性、成套性档案(含产品与项目开发、建设工程、设备、等)按阶段、结构、部件等分别组卷。
8、立卷视文件材料数量的多寡进行,当同一问题的文件多时,宜适当分卷,一般不超过200页。问题单一,文件数量少的,可立薄卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷:
跨年度的请示与批复,放在批复年立卷。
没有批复的,放在请示年立卷。
跨年度的规划放在针对的第一年立卷。
跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。
跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
非诉讼案件放在结案年立卷。
其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
(三)卷内文件材料的排列顺序
1、批复在前,请示在后
2、正件在前,附件在后
3、正本在前,定稿在后
4、定稿在前,历次重要讨论稿在后
5、结论性材料在前,依据性材料在后
6、文字在前,图样在后
7、其他文件材料依其他形成规律或特点,按有关规定