提高学籍档案管理水平途径探析.docx

提高学籍档案管理水平途径探析.docx提高学籍档案管理水平途径探析摘要高校档案管理中,学籍档案有着非常重要的作用,它对学生将来步入社会有着重大影响。但在当前高校的学籍档案管理中,由于各种原因,学籍档案管理手段比较落后,所以应该加强以后的学籍档案管理。关键词学籍档案管理问题对策中图分类号:G640文献标识码:A最近几年,随着社会的发展,高校学籍档案越来越受到人们的重视。所以,高校学籍档案管理应顺应时代发展潮流,不断提高自身管理水平,认真研究学籍档案管理中存在的问题,积极筹措解决办法,不但有利于高校档案管理水平的提高,并且也可以提升高校办学水平,促进高校教育改革的深入发展。一、学籍档案管理中存在的缺点高校的学籍档案管理工作在以前的发展中取得了很大的成绩,体现了自身的价值与用途。但由于受到客观条件的制约,也不可避免地存在一些缺点和不足。(一)记录范围模糊。当前,高校学籍档案记录的范围没有明确,关于档案材料的收集不全面,档案鉴定、材料整理、档案管理和管理责任的制度不健全。高校的学籍档案收集过程中,一些部门没有认识到自身的职责,针对学生在校期间的一些表现没有记录在案,比如学生受到的奖励、知识竞赛获奖、英语四六级考试、取得计算机等级证以及在校期间受到的惩罚等都没有很好地整理,不能及时地收入档案,甚至没有记载,造成了学籍档案的不完整性,失去了实用价值,严重阻碍了高校学籍档案的发展,给今后学籍档案的管理也带来了很多困难。(二) 没有认识到学籍档案管理的重要性。在高校学籍档案管理中,有的学校没有建立严格的档案管理制度,没有规范的工作流程,所以在学籍档案管理方面较为混乱,不能很好地发挥人员与设备的作用。相当一部分工作人员依然运用传统的档案管理办法,管理手段及思想陈旧,没有意识到高校学籍档案管理工作的重要性,没有充分应用计算机等先进档案管理工具,因此使高校学籍档案管理处于被动地位,失去了许多创新发展的机会,影响了工作效率,使学籍档案管理工作在学校教学、教研中没有发挥应有的作用。(三) 不能保证档案建设的质量。在进行学籍档案填写时,都是由各个班级的班主任组织领导填写工作。有的班主任老师认为学籍档案用途很小,所以思想上不重视,以致于学生在填写过程中笔的使用不统一,存在任意涂改与书写混乱现象,甚至档案中有的栏目出现空白,造成学籍档案残缺、内容填写欠真实等,从而使学籍档案建设的质量得不到有效保证。(四)没有必要的监督管理制度。在高校的学籍档案管理中,也要有严格的监督管理制度,从而使档案管理工作有章可循,这样才能保证学籍档案的真实性与实用性。比如在学籍表格的填写方面,有的高校把表格发给学生后不进行解释,让学生自行填写,不能对学生的填写工作进行有效地管理与监督。收回表格后不进行检查即入档,简化了工作程序,因此失去了学籍档案的应用价值。二、提高高校学籍档案管理水平措施分析(一) 明确管理责任,实行统一管理。在高校学籍档案管理工作中,要依据档案建设的规律,制订档案建设的统一标准。在制度建设方面,要建立严格的档案收集、档案检查、入档整理、档案转移和责任分工制度,使档案管理工作中每个工作岗位的人员都明确自身责任,照章办事,规范操作。各个管理人员要严格按照档案管理工作规定,完成学籍档案的收集、整合、入档、保密等各项工作,实行档案标准化管理。与此同时,学校主管部门要统一协调,部署每个时期的档案管理工作重点,从而使学籍档案建设具有实用