文书档案管理办法.doc

新疆送变电工程公司文书档案管理暂行办法第一章总则第一条根据国家《档案法》、《归档文件整理归则》、和新疆电力公司有关档案工作的要求,为规范公司文书档案管理工作,制定本办法。第二条文书档案工作是公司工作的组成部分,是提高公司工作效率和工作质量的必要条件,是正确反映公司主要工作内容、维护公司历史真实面貌的一项重要工作。第三条公司各单位在各项工作活动中形成的文书档案均由公司总经理工作部档案室集中统一管理。第二章文书档案管理体制第四条公司设立档案室,档案室为立档单位,担负公司档案的统管、保存、提供利用职能。第五条公司档案室分为文书档案和科技档案两大类,其中文书档案配备二名专职人员,负责公司文书档案管理工作。各部室设文书档案收集责任人,按《文书档案归档范围》上交需归档的文件及资料。第六条档案室受总经理工作部直接领导和管理,业务上受上级档案部门的指导、监督、检查。第七条公司文书档案管理的基本任务(一)对本公司机关各部室及基层各单位的档案收集、整理、分类工作进行指导、监督、检查。(二)收集需要存档的文件、文字材料、统计报表、声像资料等,定期接收各单位及机关业务部门移交的档案材料。(三)负责管理本公司的全部文书档案,并提供利用,为公司各项工作和两个文明建设服务。(四)贯彻执行党和国家的保密保卫制度,确保档案和档案机密的安全。(五)督促和指导公司各部室文书处理人员把需要归档的文件材料正确地进行分类,确定密级,按时向公司档案室移交。(六)负责办理本公司文书档案的鉴定工作,对己过保管期限的文书档案有明确继续保存或予以销毁的建议权。,报表、照片、声像等各种载体的历史记录资料;。归档范围大体可划分为三大部分,即:上级和外单位来的文件材料;本公司工作中形成的文件、资料;下属单位报来的文件材料(具体归档文件材料内容参见附件1:《文书档案归档范围》)。(二);,保持文件之间的历史联系,照顾文件的保管价值,使归档的档案材料便于利用和保管;,编目符合规范要求;、牢固、美观,书写的字迹清楚、工整;。(三)归档时间根据国家档案局《机关档案工作条例》规定和新疆电力公司要求,办理完毕的文件、资料应在次年二月底前向公司档案室移交归档(同时提交相对应的电子件到公司协同办公系统的档案管理模块中),并登记造册,一式两份,清点验收签字。第九条文件资料和档案的鉴定鉴定分两类:一类是归档前的文件资料鉴定;一类是归档后,随着档案保存时间的增长,有的保管期限到期,有的保存价值发生了变化,需要重新筛选调整。档案鉴定应定期由档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。(一)鉴定的依据。上级和本公司制定的有关划分档案材料的保管期限表;方法是逐件、逐张地进行审查、鉴定,决定文件材料的保管期限。密级及原有档案保管期限升、降、销毁、密级降低或解密。(二)划分保管期限。档案保管期限规定为永久、30年、10年三种(见附件2:《文书档案管理期限表》)。永久保管:原则上是指反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对企业“两个文明”建设和发展具有长远考查利用价值的档案。30年保管:原则上凡是反映公司的工作、活动,在相当长时间内本公司需要查考的档案。10年保管:凡是在较短时间内本公司需要查考的各类档案。第十条根据国家有关保密规定和文件,资料的性质、作用以及兼顾企业参与社会竞争的需要,移交归档部门提出密级意见,经总经理工作部主任审定后,将档案密级划分为机密、秘密、商密二级、商密一级、工作秘密。第十一条档案的分类统一按下列原则和方法进行:(一)凡是上级机关制发的文件,按时间特征和问题特征类别相结合的方法分类。(二)凡是本公司工作和活动中形成的文件、报表、资料等。同样也按时间和问题特征相结合的方法分类,即把同一时期、同类内容的文件组合在一起归档。(三)分类的档案要求文件材料齐全完整,能够反映文件的形成过程,保持文件之间的内在联系,便于查找、利用、保管。第十二条档案的整理归档(一)分类:将各部门移送的文件资料按照各种特点进行分门别类,组成有机的整体。掌握好保管期限、年代、机构问题三个界限,一般情况下不得混淆。(二)排列:根据文件材料的各种特点和有机联系,进行文件材料的先后次序排列。即正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别放在一起,不得分开。同时还应遵循批复在前请示在后,正件在前附件在后,印件在前定稿在后的原则。(三)编写件号,固定文件位置,盖归档专用章,正确填写卷内文件目录和备考表。(四)整理编目及装订归档。第四章文书档案管理制度第十三条文书档案管理人员的工作职责(一)贯彻执行国家、自