文书档案管理办法.doc

西北矿冶研究院
BNMC/Q-XB-XX-002
文书档案管理办法
第2次修改

为加强我院文书档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为我院的科研、经营管理服务,结合我院实际,制定本管理办法。

本制度适用于我院各研究所、中心和职能部门及白银有色建筑设计院、地质矿产研究所。
、定义
本制度所指文书档案是反映我院主要职能活动,在从事各类管理活动中,形成的具有查考利用价值的文件材料,以及能反映本院真实历史面貌的文字、图表、声像及其他方式、载体的文件材料。

我院文书档案由院信息情报中心统一管理,信息情报中心下设文书档案室。
文书档案室
收集、整理、保管、鉴定和统计本院文书档案。办理档案借阅,开展档案利用工作,不断提高归档质量和服务水平。
督促、检查和业务指导院各单位(部门)文书档案管理工作。
学习和推广利用档案工作中的先进经验,不断改进、提高档案管理水平。
、所(院)、中心领导要把文书档案管理工作纳入领导工作议事日程,设置兼职档案管理人员,负责归档和本单位档案管理工作。
、要求及时限
文书档案应归档范围
应归档的上级文件
国家部委、省、市党政机关针对本院的业务文件和本院需要贯彻执行的文件。
上级主管部门党政机关发来需要贯彻执行的文件。
上级行业主管部门发来需要贯彻执行的文件。
应归档的本院文件材料
本院以党委或行政名义发布的批示、决定、规定、通知、通报、意见、计划、总结、报告、请示与批复等形成的文件(含电子版)。
本院召开的党委会、院长办公会、院务会、职代会以及各种专业性会议形成的文件材料(含电子版),包括工作报告、会议总结、记录、纪要、决议、决定、经验材料等形成的文件材料。
本院形成的管理工作条例、规章制度等(含电子版)。
重要的群众来信及领导批示处理情况等材料。
其他同级单位发来需要办理,有考查利用价值的文件。
反映院各种活动的图片、照片、报纸及电子文件,以及其他对我院有查考价值的资料,如文件汇编、书籍、杂志等。
事务性、临时性的没有查考利用价值的文件材料不归档。
文书材料的收集要求与归档时限
院党政综合管理部负责有关院文件材料的收集、整理与归档的初始工作,院各部、所(院)、中心通过业务渠道收到的外来非技术类文件材料应及时送交到党政综合管理部,由党政综合管理部办理文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等程序。承办单位和个人应将已办理完毕的文件材料及时归还党政综合管理部,党政综合管理部应在次年第二季度内将收集齐全的上年度文件(含电子版)完整无缺地一同移交信息情报中心档案室归档。院党委会、院长办公会、院务会等形成的会议记录,党政综合管理部可择期归档。
其他应归档材料,党政管理部可在本年度内适时归档。
院党政综合管理部在向信息情报中心移交文件归档时,应填写文书档案归档明细表一式两份,经信息情报中心档案管理人员检查验收合格,办理签收手续后,一份由归档部门带回留存,一份随档案移交。
文书档案管理人员应在每年三季度末完成上年度档案归档整理工作。
归档文件的质量标准及要求
归档文件的整理单位
归档文件以“件”为单位进行整理,一般以一份文件为一件;
文件的正本与定稿合为一件;
正文与附件合为一件;
原件与复印件合为一件;
转发文与被转发文合为一件;
同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各合为一件,跨年度的各为一件;
文件处理单与相关文件合为一件;
报表、名册、图表、会议记录等按其本来的装订方式,一个自然本(册)为一件。
归档文件的分类与保管期限
归档文件按“保管期限-年度-问题”分类法实行。
归档文件保管期限规定为永久、30年(长期)和10年(短期)三种。
凡是反映我院主要职能活动和基本历史面貌的,需要长远利用的档案,列为永久保管。
凡是在相当长时间内我院需要查考的档案,列为30年(长期)保管。
凡是在较短时间内我院需要查考的各种文件材料,列为10年(短期)保管。
归档文件的装订
凡归档文件统一按“件”进行装订,十年一断号。