学生会档案管理制度.doc

学生会档案管理制度为确保学生会工作规范、高效、有序的进行,为以后的工作提供必要的参考资料,特制定条例如下:一、档案管理范围:(1)每月和每学期计划、总结;(2)各部门举办活动的计划、总结及有关资料表格;(3)学生会干部理事人事档案;(4)日常工作文件;(5)其他有关资料(联系方式、出席会议资料等)。二、学期初始,人员确定以后,一周内向主席团及办公室提交一份部门全体人员名单,由办公室存档管理。以后如有人事变动,及时做变更调整。三、各部门每个月和每学期始末各做一份完整的学期工作计划和工作总结,统一交由办公室归档管理。四、各部门举办活动前要有详尽的计划书及预算申请,活动结束后要在一天内完成活动总结,并整理好全部的书面材料(包括宣传资料、照片、有关表格等),入本部门文件夹以便于管理。五、对活动中计划书、申请书、报告、总结及具体活动安排做重大调整,必须以书面形式向主席团提交详细的报告说明,经主席团审批后方可,原文件复印备份由办公室归档管理。六、为方便工作,各部门可参考部门文件夹中的历史文件档案,但需做借阅记录,并及时归还。办公室要做好记录。七、无特殊情况,所有文件都须提交书面版形式一份,书面版经部长签字后入本部门文件夹管理。八、学生会每年换届时,以往文件移交下届主席团及办公室作为参考。学生会财务制度及细则 为明确学生会的财务管理程序及预算报销过程,便于各部门规范操作,特制定财务管理制度如下:一、组织原则:学生会的财务工作由学生会主席团统一领导,向上对校团委负责。主席团授权办公室直接负责管理,具体责任人为办公室主任和分管副主任。学生会活动经费采取审批报销制度。二、财务管理的基本要求:做到专款专用、申请有理、使用有据,杜绝弄虚作假、铺张浪费现象,严格申请报销手续及发票审查程序,使每一笔经费都有账可查,有理可依。三、经费审批及报销的一般过程:审批:各部门举办活动前,根据活动计划书,本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请,然后交由主席团审核通过,再上报校团委分管老师审核签字,方正式批准通过,否则一切开支不予报销。报销:活动结束后,部长一次性将经费预算审批单及已经由经手人、分管负责人(副主席或主席)签字的本次活动发票及有效报销凭证(另附审批凭证)交给办公室主任,办公室主任有责任确认发票及报销凭证的规范性与合理性,然后登记入账,再报团委签字报销,并及时返还现款。四、审批报销时间:定在每周主席团及部长例会时,部长应在例会结束后将活动经费预算审批单及发票同时交给办公室主任。五、实施细则:,应在经费申请时一并注明。、非团委指定活动车费不包括在报销范围之内。,应由经销商开列证明,经由主席团同意后,内部调解解决。,请首先确认开票方所开发票上公章清晰可辨。各部门开具的发票付款单位统一为:北京交通大学。发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及用途。做到详实具体,以便登记入账。、分管副主席、主席三人签字方可交到办公室,后报团委报销。。,每月应作账目整理,并向主席团汇报批示,接受主席团监督。学生会例会制度条例为加强学生会的工作管理及部门建