公司文件管理程序样本.doc

文件管理程序
1 目标范围
对质量、 环境及OHS管理体系所形成文件给予控制, 确保在使用场所能立即得到适用文件有
效版本。 本程序适适用于和质量、 环境及OHS体系全部文件管理。
2 职 责
2．1总裁办负责全企业范围内全部文件资料具体控制、 监督和检验。
2．2总工室负责全企业范围内全部技术性文件资料具体控制、 监督和检验。
2．3各单位办公室负责本单位全部部门使用文件资料具体控制、 监督和检验及其充足性和适宜性
评审工作。
2．4各单位下级部门文件资料管理员负责本部门全部使用文件资料管理工作。
2．5外来多种和质量、 环境及OHS体系运行要求相关政策性、 标准性文件及相关法律法规, 管理性
由品控中心负责管理, 技术性由总工室负责管理。
3工作程序
3．1文件分类
3．1．1质量、 环境及OHS管理手册: 包含方针和目标指标。
3．1．2程序文件
3．1．3三级文件
1)管理性文件: 包含岗位责任制、 管理方案、 多种运行控制和管理要求、 措施等。
2)技术性文件:
a)标准(质量标准、 检验标准、 王艺标准等);
b)配方(冰淇淋、 液体奶、 奶粉系列产品配方);
c)其它(如作业指导书、 工艺操作规程、 设备操作规程等)。
3．1．4 有效外来文件
1)国家及上级机关颁发相关法律法规、 法令、 政策等文件;
2)本行业可直接引用或实施规范、 规则、 技术标准等。
3．2文件编号
企业范围内产生全部体系文件全部应进行编号, 编号方法具体实施《文件资料编号要求趴
3．3文件编写、 审核和审批
企业范围内产生全部文件在公布前全部应进行审批, 未经审批文件无效。 若审批人不在时, 需
以书面形式授权她人审批。
3．3．1质量、 环境及OHS管理手册由品控中心负责组织编写, 管理者代表审核, 总裁同意。
3．3．2企业级程序文件由品控中心负责组织编写, 各主管单位或部门责任人审核, 管理者代表同意。
3．3．3各单位程序文件由各单位负责组织编写, 各主管领导审核, 第一责任人同意。
3．3．4和质量、 环境及OHS体系相关管理性文件由产生部门负责组织编写并由其责任人同意。
3．3．5各单位第一责任人《岗位责任制》由总裁同意, 其它企业级《岗位责任制》由各单位第一负
责人同意, 各部门产生《岗位责任制》由相关领导同意。
3．3．6和质量、 环境及OHS体系相关技术性文件由产生部门负责组织编写; 质量标准、 配方等技术
性文件由产生部门责任人审核, 总工程师审批; 作业指导书、 工艺操作规程等技术性文件由各单位(技
术)品保部责任人审批; 设备操作规程等由各单位设备部责任人审批。
3．3．7所产生文件必需在文件最终一页最下方注明产生部门、 起草人、 审核人、 同意人、 生效日
期等。 当文件汇编成册进行公布时, 在文件封面最下方注明以上内容。
3．4文件发放
3．4．1各类文件在发放前, 均由产生部门填写《文件处理单》, 确定发放范围及文件适宜性, 经部门主
管领导审核, 第一负责同意后, 依据其发放范围办剪发放手续, 并在《发文记录表》中