如何成为一个优秀的企业部 门主管.doc

如何成为一个优秀的主管
张瑞明
一、   管理能力
(一)    熟悉管理程序
美式管理的程序可分为计画、组织、用人、领导及控制五大步骤,其中又以计画最为重要。在日本讲的虽是管理循环plan(计画)、do(执行)、check(检核)、action(改正),这与美式管理是不谋而合。因此,一个主管最重要的就在规划能力,规划如果良好,后面的管理程序就可以得心应手。
(二)    创造工作附加价值
主管之所以存在,是因为需要主管从事管理的动作,有部份主管只是承上启下的角色,担任传令兵的工作,上级交代的任务,原原本本转交部属,中间没有附加价值。这样的主管在组织再造中,是不需要的,因此当我们要求主管们思考他们的附加价值在哪里?「创业精神」的新观念就全浮现,我们要求每个主管把自己的部门当作个人的事业来经营。
(三)    守法守纪
制度是必要之恶,用其来防范大恶,如果没有制度,公司可能因为个人错误带来毁灭性危机。但是又希望主管在制度中保持一定弹性,弹性则必须在合理及合法范围内。
(四)    培养卓越的决策能力
主管除日常管理外,最可贵之处在于其必须为公司解决问题。公司的问题可分为几类:1. 发展性问题与策略规划;2. 紧迫性问题与危机处理;3. 解决性问题;4. 技术性问题。主管决策应是客观的判断,而不是主观的感觉,决策必须根据正确、完整的信息,因此主管必须充分掌握决策所需的信息。同理,主管提供给上级的信息也必须完整、正确,而培养决策能力的方法就在于「终身学习」。
(五)    容忍矛盾
理想与事实间确有差距,我们常必须与事实妥协,使我们的理想能有相当程度的实现机会。主管必须接受不同意见,可以不赞成但不必反对,让我们有反省的机会。
二、   领导统御
(一)    善用权力基础
主管的权力基础是种组合,权力的来源可分为专家、参考、信息、奖惩、威迫及关联等六种,其中最值得学习及建立的首在专家权力,因为这权力的来源是建构在个人的学习,而且专家的能力会伴随个人一生,较不受环境影响,这项权力最可以让部属口服心服的。其余五项权力可初步归纳来自个人职位及领导特质,其中最不为学者推崇的是以关联为基础来建立自己的权力。因为这项权力乃建立在人际关系上,容易因为环境变迁而变动,权力基础不稳定,无法长久。

(二)    熟悉部属工作
身为主管,对部属工作一定要非常熟悉,并能随时取而代之,如果主管只是扮演传令的角色,他必然弄不清楚员工的工作。熟悉员工的工作就能了解员工的潜能、做好员工绩效评核。在承接项目或突发事件来临时,能运用有限资源,产生最大功效。同时,培育部属亦是主管责任,唯有对部属工作能充分了解者,才可能教育部属,甚至领导部属,且易于部属心中建立权力基础。
(三)    留才
注意员工发展及日常管理以留住人才。一个组织的老化,最怕主管不求上进,心态老化,又阻碍组织发展。我们希望看到主管努力地往上发展,让员工也努力地向上爬升。员工也是人,人的需求阶层是生理需求、安全需求、社会需求、自尊需求及最上层的自我实现。员工的需求如果被满足,才有可能为组织长期工作。
(四)    权变
注意外在环境的变化,弹性调整本身作法及想法以顺应潮流。
三、   团队建构
(一)    团队利益高过个人利益
组织内部希望以整体利益为考量,企业的经营是